Hướng dẫn người dùng

Chào mừng đến với Module ITS Service! Hướng dẫn này cung cấp tổng quan về các tính năng có sẵn. Để biết thông tin chi tiết về từng module, vui lòng tham khảo tài liệu module cụ thể.

Điều hướng nhanh

Quản lý Đối tượng - Quản lý tài sản, thiết bị và hàng tồn kho
Quy trình Công việc - Danh sách công việc cá nhân và quản lý quy trình làm việc
Quy trình Ticket - Gửi và theo dõi yêu cầu hỗ trợ
Phân công Ticket - Quản lý hàng đợi ticket cho nhân viên hỗ trợ
Phân công Lịch trình Đối tượng - Quản lý lịch bảo trì định kỳ

Tổng quan

Quản lý Đối tượng

Nhóm tính năng này giúp bạn quản lý tài sản, thiết bị và lịch bảo trì của tổ chức.

1. Đối tượng Master & Đối tượng Master Toàn cục (Tài sản của bạn)

Nó là gì: Đây là kho hàng tồn kho đầy đủ của tất cả tài sản vật lý và ảo, chẳng hạn như máy chủ, máy điều hòa, phòng ốc hoặc giấy phép phần mềm.
- Đối tượng Master: Tài sản thuộc về chi nhánh cụ thể của bạn.
- Đối tượng Master Toàn cục: Tài sản được chia sẻ và hiển thị trên tất cả các chi nhánh trong tổ chức.
Cách sử dụng:
- Duyệt danh sách để tìm tài sản.
- Nhấp “Tạo” để thêm tài sản mới. Bạn sẽ cần chọn “Loại Đối tượng” trước.
- Sử dụng chức năng “Sao chép” để nhanh chóng tạo tài sản mới dựa trên tài sản hiện có.

2. Loại Đối tượng (Mẫu Tài sản)

Nó là gì: Đây là phần dành riêng cho quản trị viên để tạo mẫu cho tài sản của bạn. Loại Đối tượng xác định loại thông tin cần được lưu trữ cho một tài sản (ví dụ: loại “Máy điều hòa” có thể có các trường cho Model, Ngày Bảo trì Cuối cùng và Vị trí).
Cách sử dụng (Quản trị viên):
- Điều hướng đến Loại Đối tượng.
- Tạo mẫu mới sẽ được sử dụng khi người dùng thêm tài sản mới trong màn hình Đối tượng Master.

3. Lịch trình Đối tượng (Xem Lịch Bảo trì)

Nó là gì: Màn hình này cung cấp chế độ xem tất cả các lịch bảo trì định kỳ cho tất cả tài sản.
Cách sử dụng:
- Bạn có thể xem, lọc và tìm kiếm lịch trình. Để tạo hoặc chỉnh sửa lịch trình, bạn thường thực hiện từ trang chi tiết của tài sản cụ thể trong Đối tượng Master.

4. Phân công Lịch trình Đối tượng (Công việc Đã lên lịch Sắp tới)

Nó là gì: Chế độ xem lịch hoặc danh sách hiển thị tất cả các công việc sắp tới được tạo từ lịch bảo trì (ví dụ: “Kiểm tra Máy điều hòa #102 - Đến hạn tuần này”).
Cách sử dụng:
- Xem tất cả các công việc đã lên lịch đang chờ xử lý.
- Gán công việc cho chính bạn hoặc kỹ thuật viên khác. Điều này sẽ tạo một bản ghi công việc chính thức trong màn hình Quy trình Công việc.

5. Báo cáo Lịch trình Đối tượng

Nó là gì: Phần này cung cấp báo cáo về trạng thái bảo trì đã lên lịch của bạn.
Cách sử dụng:
- Tạo báo cáo để xem công việc bảo trì nào đã hoàn thành, đang chờ xử lý và quá hạn.

Sơ đồ

1. Lập kế hoạch Sơ đồ (Trình Thiết kế Quy trình)

Nó là gì: Công cụ trực quan, kéo và thả để tạo sơ đồ như sơ đồ quy trình, bản đồ quy trình hoặc sơ đồ mạng.
Cách sử dụng:
- Nhấp “Tạo” để mở trình chỉnh sửa.
- Kéo các hình dạng (nút) lên canvas và kết nối chúng bằng các đường (cạnh) để ánh xạ quy trình của bạn.
- Lưu sơ đồ của bạn để có sẵn trong trình xem Sơ đồ.

2. Sơ đồ (Xem Sơ đồ)

Nó là gì: Thư viện tất cả các sơ đồ đã được tạo.
Cách sử dụng:
- Duyệt và xem các sơ đồ hiện có. Đây là chế độ xem chỉ đọc.

Quản lý Công việc & Ticket

Phần này dành cho việc quản lý công việc hàng ngày, từ công việc nội bộ đến ticket hỗ trợ do người dùng gửi.

1. Quy trình Công việc (Công việc của tôi)

Nó là gì: Danh sách việc cần làm cá nhân của bạn. Màn hình này hiển thị tất cả các công việc được gán trực tiếp cho bạn, cho dù chúng được tạo từ lịch trình, ticket hay thủ công.
Cách sử dụng:
- Xem các công việc được gán cho bạn và thời hạn của chúng.
- Mở một công việc để xem chi tiết và lịch sử của nó.
- Cập nhật trạng thái của công việc khi bạn làm việc với nó (ví dụ: chuyển từ “Cần làm” sang “Đang tiến hành”).

2. Quy trình Ticket (Gửi Ticket Hỗ trợ)

Nó là gì: Màn hình chính cho người dùng cuối để tạo yêu cầu hỗ trợ mới (một “ticket”).
Cách sử dụng:
- Nhấp “Tạo” để mở biểu mẫu ticket mới.
- Điền chi tiết về vấn đề hoặc yêu cầu của bạn và gửi. Ticket sau đó sẽ chuyển đến hàng đợi hỗ trợ.

3. Phân công Ticket (Hàng đợi Bàn Trợ giúp)

Nó là gì: Đối với nhân viên hỗ trợ, đây là hàng đợi chính của tất cả các ticket mới và chưa được gán do người dùng gửi.
Cách sử dụng (Nhân viên Hỗ trợ):
- Theo dõi danh sách này để tìm yêu cầu mới.
- Mở một ticket để xem chi tiết.
- Gán ticket cho chính bạn hoặc thành viên nhóm khác. Hành động này chính thức tạo “Công việc” cho người được gán trong danh sách Quy trình Công việc của họ.

4. Theo dõi Ticket (Theo dõi Ticket Đã gửi của tôi)

Nó là gì: Màn hình này dành cho người dùng cuối để xem trạng thái của tất cả các ticket họ đã gửi.
Cách sử dụng:
- Tìm ticket của bạn trong danh sách để xem trạng thái hiện tại (ví dụ: “Đã gán”, “Đang tiến hành”, “Đã giải quyết”).
- Mở ticket để thêm nhận xét hoặc giao tiếp với người hỗ trợ đang xử lý.
- Sau khi giải quyết, bạn có thể cung cấp điểm hài lòng và phản hồi.

5. Báo cáo Công việc

Nó là gì: Cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất công việc.
Cách sử dụng:
- Tạo báo cáo để theo dõi các chỉ số như thời gian hoàn thành công việc, số lượng công việc mỗi người dùng và công việc quá hạn.

6. Thống kê Công việc (Bảng điều khiển Công việc)

Nó là gì: Bảng điều khiển trực quan với biểu đồ và đồ thị hiển thị thống kê chính về quản lý công việc.
Cách sử dụng:
- Xem biểu đồ về phân phối công việc, tỷ lệ hoàn thành và xu hướng hiệu suất.

Cấu hình (Dành cho Quản trị viên)

1. Loại Công việc (Mẫu Quy trình)

Nó là gì: Phần dành cho quản trị viên để thiết kế các quy trình từng bước mà công việc và ticket tuân theo. Ví dụ: quy trình “Yêu cầu Phần cứng Mới” có thể có các bước như “Phê duyệt -> Mua hàng -> Cấu hình -> Giao hàng”.
Lưu ý: Mục menu này thường được dành riêng cho quản trị viên.

2. Ưu tiên Ticket

Nó là gì: Phần dành cho quản trị viên để xác định các mức độ ưu tiên cho ticket (ví dụ: “Thấp”, “Trung bình”, “Cao”).
Lưu ý: Mục menu này thường được dành riêng cho quản trị viên.