Module Quản lý Xe máy

Module Quản lý Xe máy là hệ thống toàn diện được thiết kế để quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của cửa hàng xe máy, từ quản lý kho hàng, đơn hàng mua/bán, đến dịch vụ bảo hành và sửa chữa.

Khái niệm chính

Bike Master (Danh mục Xe máy)

• Định nghĩa: Thông tin chi tiết về từng loại xe máy trong hệ thống
• Ví dụ: “Honda Air Blade 125cc - Đỏ”, “Yamaha Exciter 150cc - Đen”
• Mục đích: Chuẩn hóa và tổ chức thông tin sản phẩm xe máy
• Thuộc tính: Model, Brand, Type, Color, Capacity, Warranty Type, Giá mua, Giá bán

Bike Order (Đơn hàng Bán xe)

• Định nghĩa: Đơn hàng bán xe máy cho khách hàng
• Mục đích: Theo dõi quy trình bán hàng từ đặt cọc đến giao xe
• Trạng thái: Mới, Đang xử lý, Đã giao, Đã hoàn thành

Purchase Order Bike (Đơn hàng Mua xe)

• Định nghĩa: Đơn hàng nhập xe máy từ nhà cung cấp
• Mục đích: Quản lý việc nhập hàng và tồn kho
• Trạng thái: Dự thảo, Đã xác nhận, Đã nhận hàng

Bike Service (Dịch vụ Xe máy)

• Định nghĩa: Phiếu sửa chữa và bảo hành xe máy
• Mục đích: Quản lý dịch vụ kỹ thuật, sửa chữa, bảo hành
• Loại dịch vụ: Mới, Bảo hành, Sửa chữa, Bảo dưỡng

BpBike (Xe của Khách hàng)

• Định nghĩa: Thông tin xe máy thuộc về khách hàng cụ thể
• Mục đích: Theo dõi lịch sử dịch vụ và bảo hành theo từng xe
• Thông tin: Biển số, số khung, số máy, thông tin khách hàng

Tính năng chính

1. Quản lý Danh mục Xe máy (Bike Master)

Điều hướng: Menu Bike Master

Mục đích: Quản lý danh mục các loại xe máy trong hệ thống

Chức năng chính:

• Tạo/Xem/Sửa Danh mục: Quản lý thông tin chi tiết về từng loại xe
• Lọc & Tìm kiếm: Tìm kiếm theo Brand, Model, Type, Color
• Quản lý Giá: Thiết lập giá mua và giá bán cho từng loại xe
• Theo dõi Tồn kho: Xem số lượng tồn kho hiện tại

Cách sử dụng:

1. Chọn menu “Bike Master”
2. Nhấp “Thêm” để tạo danh mục xe mới
3. Nhập thông tin: Model, Brand, Type, Color, Capacity
4. Thiết lập giá mua và giá bán
5. Lưu

Thành phần Giao diện:

• Cột Thông tin: Model, Brand, Type, Color, Capacity
• Cột Giá: Purchase Price, Sale Price
• Cột Hành động: Chỉnh sửa, Xóa

2. Quản lý Đơn hàng Bán xe (Bike Order)

Điều hướng: Menu Bike Order

Mục đích: Tạo và quản lý đơn hàng bán xe máy

Chức năng chính:

• Tạo Đơn hàng: Tạo đơn hàng mới với thông tin khách hàng
• Quản lý Đặt cọc: Xử lý tiền đặt cọc, phương thức thanh toán
• Phụ kiện: Thêm phụ kiện và chi phí phụ
• Gán Nhân viên: Gán kỹ thuật viên và nhân viên bán hàng
• Theo dõi Thanh toán: Quản lý các phương thức thanh toán của khách

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo đơn hàng mới
2. Chọn khách hàng từ danh sách
3. Thêm chi tiết xe máy muốn bán
4. Thiết lập đặt cọc và phương thức thanh toán
5. Thêm phụ kiện nếu có
6. Gán nhân viên kỹ thuật và bán hàng
7. Lưu đơn hàng

Thông tin Đơn hàng:

• Khách hàng: Tên, Số điện thoại, Địa chỉ
• Chi tiết Xe: Loại xe, Màu sắc, Giá bán
• Đặt cọc: Số tiền, Phương thức (Tiền mặt, Chuyển khoản)
• Thanh toán: Danh sách các lần thanh toán
• Phụ kiện: Danh sách phụ kiện kèm theo

Ảnh hưởng:

• Tạo bản ghi đơn hàng trong hệ thống
• Giảm số lượng tồn kho xe
• Tạo lịch sử giao dịch với khách hàng

3. Quản lý Đơn hàng Mua xe (Purchase Order Bike)

Điều hướng: Menu Purchase Order Bike

Mục đích: Quản lý việc nhập xe máy từ nhà cung cấp

Chức năng chính:

• Tạo Đơn mua: Tạo đơn hàng mua xe từ nhà cung cấp
• Xác nhận Đơn hàng: Xác nhận và phê duyệt đơn mua
• Nhận hàng: Cập nhật trạng thái nhận hàng
• Thanh toán: Quản lý các khoản thanh toán cho nhà cung cấp

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo đơn mua mới
2. Chọn nhà cung cấp
3. Thêm chi tiết xe máy muốn mua
4. Xác nhận đơn hàng
5. Cập nhật khi nhận hàng
6. Xử lý thanh toán

Ảnh hưởng:

• Tăng số lượng tồn kho xe
• Tạo bản ghi giao dịch với nhà cung cấp
• Cập nhật giá nhập mới

4. Quản lý Tồn kho Xe (Inventory Bike)

Điều hướng: Menu Inventory Bike

Mục đích: Theo dõi số lượng xe máy hiện có trong kho

Chức năng chính:

• Xem Tồn kho: Hiển thị số lượng xe theo từng loại
• Báo cáo Tồn kho: Xuất báo cáo tồn kho chi tiết
• Chuyển kho: Chuyển xe giữa các kho/chi nhánh
• Kiểm kê: Thực hiện kiểm kê tồn kho định kỳ

Thông tin Hiển thị:

• Loại xe
• Số lượng tồn kho
• Giá trị tồn kho
• Vị trí kho lưu trữ

5. Quản lý Dịch vụ Xe máy (Bike Service)

Điều hướng: Menu Bike Service

Mục đích: Quản lý các dịch vụ sửa chữa, bảo hành cho xe máy

Chức năng chính:

• Tạo Phiếu dịch vụ: Tạo phiếu sửa chữa mới
• Loại Dịch vụ: Phân loại dịch vụ (Mới, Bảo hành, Sửa chữa)
• Trạng thái: Theo dõi trạng thái (Mới, Đang sửa, Hoàn thành)
• Gán Kỹ thuật viên: Gán một hoặc nhiều kỹ thuật viên
• Liên kết Xe khách: Liên kết với thông tin xe của khách hàng
• Chi tiết Công việc: Liệt kê các công việc cần thực hiện
• Phụ kiện: Quản lý phụ kiện thay thế

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo phiếu dịch vụ
2. Chọn khách hàng hoặc tra cứu xe theo biển số
3. Chọn loại dịch vụ
4. Mô tả vấn đề hoặc công việc cần làm
5. Gán kỹ thuật viên
6. Thêm chi tiết công việc và phụ kiện
7. Cập nhật trạng thái khi hoàn thành

Thông tin Phiếu dịch vụ:

• Khách hàng: Tên, Số điện thoại
• Xe: Biển số, Số khung, Số máy
• Loại dịch vụ: Mới, Bảo hành, Sửa chữa
• Kỹ thuật viên: Người phụ trách sửa chữa
• Chi tiết: Danh sách công việc và phụ kiện
• Phí dịch vụ: Tổng chi phí dịch vụ và phụ kiện

Ảnh hưởng:

• Tạo lịch sử dịch vụ cho xe khách hàng
• Theo dõi hiệu suất kỹ thuật viên
• Tạo phiếu thu cho dịch vụ (nếu không bảo hành)

6. Quản lý Xe của Khách hàng (BpBike)

Điều hướng: Menu BpBike

Mục đích: Theo dõi thông tin xe máy của từng khách hàng

Chức năng chính:

• Đăng ký Xe: Đăng ký xe máy của khách hàng vào hệ thống
• Lịch sử Dịch vụ: Xem tất cả dịch vụ đã thực hiện cho xe
• Thông tin Bảo hành: Theo dõi thông tin bảo hành
• Thông tin Mua xe: Lịch sử mua xe

Thông tin Xe khách hàng:

• Khách hàng: Tên, Số điện thoại
• Thông tin Xe: Biển số, Số khung, Số máy
• Loại xe: Brand, Model, Màu sắc
• Ngày mua: Ngày khách hàng mua xe
• Số bảo hành: Số thẻ bảo hành
• Lịch sử: Tất cả dịch vụ đã thực hiện

7. Quản lý Thông tin Cơ bản

Điều hướng: Menu tương ứng

Chức năng:

• Bike Brand: Quản lý các hãng xe (Honda, Yamaha, Piaggio…)
• Bike Type: Quản lý loại xe (Xe số, Xe tay ga, Xe côn tay…)
• Bike Color: Quản lý màu sắc xe
• Bike Capacity: Quản lý dung tích xi-lanh (50cc, 110cc, 125cc…)
• Warranty Type: Quản lý loại bảo hành
• Maintenance Area: Quản lý khu vực bảo dưỡng

Cách sử dụng:

1. Chọn menu tương ứng
2. Nhấp “Thêm” để tạo mới
3. Nhập tên và mô tả
4. Lưu

Tích hợp với các Module khác

Module Thanh toán (PaymentDocument)

• Tạo phiếu thu từ đơn hàng bán xe
• Quản lý thanh toán đặt cọc
• Xử lý thanh toán dịch vụ

Module Mua hàng (PurchaseDocument)

• Tạo đơn mua từ nhà cung cấp
• Quản lý thanh toán cho nhà cung cấp

Module Bán hàng (SalesDocument)

• Tạo đơn bán hàng
• Quản lý doanh thu bán xe

Module Tồn kho (InventoryDocument)

• Cập nhật tồn kho khi nhập/xuất xe
• Theo dõi số lượng tồn kho

Thực hành tốt nhất

1. Chuẩn hóa Danh mục: Đảm bảo tất cả thông tin xe được nhập đầy đủ và chính xác
2. Theo dõi Đơn hàng: Cập nhật trạng thái đơn hàng thường xuyên
3. Quản lý Dịch vụ: Ghi chép chi tiết các công việc đã thực hiện
4. Đăng ký Xe khách: Đăng ký đầy đủ thông tin xe của khách hàng
5. Báo cáo Định kỳ: Xuất báo cáo tồn kho và doanh thu định kỳ
6. Đào tạo Nhân viên: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ quy trình sử dụng hệ thống

Kịch bản phổ biến

Kịch bản 1: Bán xe máy cho khách hàng

1. Tạo đơn hàng bán xe (Bike Order)
2. Khách hàng đặt cọc
3. Nhân viên chuẩn bị xe và phụ kiện
4. Khách hàng đến nhận xe và thanh toán số tiền còn lại
5. Đăng ký xe của khách hàng (BpBike)
6. Tạo phiếu thu từ đơn hàng

Kịch bản 2: Nhập xe từ nhà cung cấp

1. Tạo đơn mua xe (Purchase Order Bike)
2. Xác nhận đơn hàng với nhà cung cấp
3. Nhận hàng và kiểm tra chất lượng
4. Cập nhật tồn kho
5. Thanh toán cho nhà cung cấp

Kịch bản 3: Sửa chữa xe máy

1. Khách hàng mang xe đến sửa
2. Tạo phiếu dịch vụ (Bike Service)
3. Tra cứu xe theo biển số (BpBike)
4. Kiểm tra và chẩn đoán vấn đề
5. Gán kỹ thuật viên và thực hiện sửa chữa
6. Khách hàng thanh toán phí dịch vụ
7. Hoàn thành phiếu dịch vụ

Kịch bản 4: Bảo hành xe máy

1. Khách hàng mang xe đến bảo hành
2. Tra cứu xe và kiểm tra bảo hành
3. Tạo phiếu dịch vụ với loại “Bảo hành”
4. Thực hiện công việc bảo hành
5. Hoàn thành và lưu hồ sơ

Báo cáo

Báo cáo Tồn kho Xe (Inventory Bike Report)

• Hiển thị số lượng xe theo từng loại
• Giá trị tồn kho
• Phân tích xu hướng tồn kho

Báo cáo Đơn hàng Bán xe (Bike Order Report)

• Tổng doanh thu theo thời gian
• Số lượng xe đã bán
• Phân tích theo nhân viên bán hàng

Báo cáo Đơn hàng Mua xe (Purchase Order Bike Report)

• Chi phí nhập hàng
• Nhà cung cấp hàng đầu
• Phân tích chi phí

Báo cáo Dịch vụ Xe máy (Bike Service Report)

• Số lượng dịch vụ đã thực hiện
• Doanh thu dịch vụ
• Hiệu suất kỹ thuật viên

Module liên quan

• Module Tài liệu (Document): Cơ sở cho các tài liệu
• Module Thanh toán (PaymentDocument): Quản lý thanh toán
• Module Mua hàng (PurchaseDocument): Quản lý đơn mua
• Module Bán hàng (SalesDocument): Quản lý đơn bán
• Module Tồn kho (InventoryDocument): Quản lý tồn kho

Quyền

• Xem: BikeModule.View - Xem danh mục và đơn hàng
• Tạo: BikeModule.Create - Tạo đơn hàng và danh mục mới
• Chỉnh sửa: BikeModule.Edit - Sửa đổi thông tin
• Xóa: BikeModule.Delete - Xóa bản ghi
• Xử lý: BikeModule.Process - Xử lý đơn hàng
• Đóng: BikeModule.Close - Đóng đơn hàng

Khắc phục sự cố

Vấn đề: Không thể tạo đơn hàng

• Giải pháp: Kiểm tra quyền truy cập và đảm bảo đã chọn khách hàng

Vấn đề: Tồn kho không chính xác

• Giải pháp: Kiểm tra quy trình nhập/xuất và thực hiện kiểm kê

Vấn đề: Không tìm thấy xe của khách hàng

• Giải pháp: Đảm bảo đã đăng ký xe trong BpBike, kiểm tra biển số

Vấn đề: Không thể cập nhật trạng thái đơn hàng

• Giải pháp: Kiểm tra quyền “Process” và trạng thái hiện tại của đơn hàng

Tài nguyên bổ sung

• Xem module Document để hiểu cấu trúc tài liệu cơ bản
• Xem module PaymentDocument để quản lý thanh toán
• Xem module InventoryDocument để quản lý tồn kho