Module Quản lý Tồn kho

Module Quản lý Tồn kho cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý hàng tồn kho, bao gồm việc nhập kho, xuất kho, điều chỉnh tồn kho, chuyển kho và kiểm kê. Module này đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Khái niệm chính

Inventory (Tồn kho)

• Định nghĩa: Số lượng hàng hóa hiện có trong kho tại một thời điểm
• Mục đích: Theo dõi số lượng hàng hóa thực tế, đã cam kết, và đang đặt hàng
• Thuộc tính: OnHand (Tồn kho), OnCommit (Đã cam kết), OnOrder (Đang đặt), AvailableQty (Khả dụng)

Goods Receive (Phiếu Nhập kho)

• Định nghĩa: Tài liệu ghi nhận việc nhập hàng vào kho
• Mục đích: Tăng số lượng tồn kho khi nhận hàng từ nhà cung cấp hoặc trả hàng từ khách
• Nguồn: Từ đơn mua hàng, trả hàng bán hoặc điều chỉnh tồn kho

Goods Issue (Phiếu Xuất kho)

• Định nghĩa: Tài liệu ghi nhận việc xuất hàng ra khỏi kho
• Mục đích: Giảm số lượng tồn kho khi xuất hàng đi bán hoặc chuyển kho
• Đích: Để bán hàng, điều chỉnh tồn kho hoặc giao hàng cho khách

Goods Adjustment (Phiếu Điều chỉnh Tồn kho)

• Định nghĩa: Tài liệu điều chỉnh số lượng tồn kho do sai sót, hao hụt hoặc kiểm kê
• Mục đích: Điều chỉnh sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế và tồn kho hệ thống
• Lý do: Hao hụt, hư hỏng, sai sót ghi chép, kiểm kê

Inventory Transfer (Phiếu Chuyển kho)

• Định nghĩa: Tài liệu chuyển hàng giữa các kho hoặc chi nhánh
• Mục đích: Di chuyển hàng hóa giữa các vị trí lưu trữ
• Quy trình: Giảm tồn kho ở kho đi, tăng tồn kho ở kho đến

Inventory Check (Phiếu Kiểm kê)

• Định nghĩa: Tài liệu kiểm đếm thực tế số lượng hàng hóa trong kho
• Mục đích: Đảm bảo tính chính xác của tồn kho và phát hiện sai sót
• Tần suất: Kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất

Tính năng chính

1. Quản lý Tồn kho (Inventory)

Điều hướng: Menu Inventory

Mục đích: Xem và theo dõi số lượng tồn kho của từng mặt hàng

Chức năng chính:

• Xem Tồn kho: Hiển thị tồn kho theo từng mặt hàng và kho
• Lọc & Tìm kiếm: Tìm kiếm theo mặt hàng, kho, chi nhánh
• Phân tích: Xem số lượng tồn kho, đã cam kết, đang đặt hàng
• Báo cáo: Xuất báo cáo tồn kho chi tiết

Thông tin Hiển thị:

• Mặt hàng: Tên, mã, nhóm hàng
• Kho: Tên kho lưu trữ
• Tồn kho: OnHand - Số lượng thực tế
• Đã cam kết: OnCommit - Số lượng đã giao cho khách nhưng chưa xuất
• Đang đặt: OnOrder - Số lượng đã đặt nhưng chưa nhận
• Khả dụng: AvailableQty - Số lượng có thể bán được

Cách sử dụng:

1. Chọn menu “Inventory”
2. Lưới hiển thị tồn kho của tất cả mặt hàng
3. Sử dụng bộ lọc để tìm kiếm theo kho, mặt hàng
4. Nhấp vào hàng để xem chi tiết lịch sử nhập/xuất

Ảnh hưởng:

• Giúp đưa ra quyết định đặt hàng và quản lý tồn kho
• Cảnh báo khi tồn kho thấp
• Theo dõi xu hướng tồn kho

2. Phiếu Nhập kho (Goods Receive)

Điều hướng: Menu Goods Receive

Mục đích: Ghi nhận việc nhập hàng vào kho

Chức năng chính:

• Tạo Phiếu nhập: Tạo phiếu nhập kho mới
• Từ Đơn mua: Tạo phiếu nhập từ đơn mua hàng
• Từ Trả hàng: Tạo phiếu nhập từ đơn trả hàng
• Điều chỉnh: Tạo phiếu nhập để điều chỉnh tồn kho tăng
• Quy trình: Dự thảo → Đã duyệt → Đã nhập

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo phiếu nhập mới
2. Chọn kho nhập
3. Thêm chi tiết mặt hàng nhập:
   • Chọn mặt hàng
   • Nhập số lượng
   • Nhập giá nhập (nếu cần)
4. Thêm ghi chú nếu cần
5. Lưu phiếu ở trạng thái “Dự thảo”
6. Nhấp “Xử lý” để duyệt và cập nhật tồn kho

Thông tin Phiếu nhập:

• Số phiếu: Mã tự động hoặc nhập thủ công
• Ngày: Ngày nhập kho
• Kho: Kho nhận hàng
• Chi tiết: Danh sách mặt hàng và số lượng
• Người tạo: Người tạo phiếu
• Trạng thái: Dự thảo, Đã duyệt, Đã nhập

Ảnh hưởng:

• Tăng số lượng tồn kho (OnHand)
• Tạo bản ghi lịch sử nhập kho
• Cập nhật giá trị tồn kho

Lưu ý quan trọng:

• Phải chọn đúng kho nhập
• Số lượng phải chính xác
• Giá nhập ảnh hưởng đến giá trị tồn kho

3. Phiếu Xuất kho (Goods Issue)

Điều hướng: Menu Goods Issue

Mục đích: Ghi nhận việc xuất hàng ra khỏi kho

Chức năng chính:

• Tạo Phiếu xuất: Tạo phiếu xuất kho mới
• Từ Đơn bán: Tạo phiếu xuất từ đơn bán hàng
• Điều chỉnh: Tạo phiếu xuất để điều chỉnh tồn kho giảm
• Quy trình: Dự thảo → Đã duyệt → Đã xuất

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo phiếu xuất mới
2. Chọn kho xuất
3. Thêm chi tiết mặt hàng xuất:
   • Chọn mặt hàng
   • Nhập số lượng xuất
   • Kiểm tra số lượng khả dụng
4. Thêm ghi chú lý do xuất
5. Lưu phiếu ở trạng thái “Dự thảo”
6. Nhấp “Xử lý” để duyệt và cập nhật tồn kho

Thông tin Phiếu xuất:

• Số phiếu: Mã tự động hoặc nhập thủ công
• Ngày: Ngày xuất kho
• Kho: Kho xuất hàng
• Chi tiết: Danh sách mặt hàng và số lượng
• Lý do: Lý do xuất kho
• Trạng thái: Dự thảo, Đã duyệt, Đã xuất

Ảnh hưởng:

• Giảm số lượng tồn kho (OnHand)
• Tạo bản ghi lịch sử xuất kho
• Cập nhật số lượng đã cam kết

Lưu ý quan trọng:

• Kiểm tra số lượng khả dụng trước khi xuất
• Số lượng xuất không được vượt quá số lượng khả dụng
• Phải có lý do rõ ràng cho việc xuất kho

4. Phiếu Điều chỉnh Tồn kho (Goods Adjustment)

Điều hướng: Menu Goods Adjustment

Mục đích: Điều chỉnh sự chênh lệch tồn kho

Chức năng chính:

• Tăng Tồn kho: Điều chỉnh khi phát hiện thiếu hàng
• Giảm Tồn kho: Điều chỉnh khi phát hiện thừa hàng
• Điều chỉnh Số lượng: Thay đổi số lượng tồn kho
• Điều chỉnh Giá trị: Thay đổi giá trị tồn kho

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo phiếu điều chỉnh
2. Chọn kho điều chỉnh
3. Thêm chi tiết:
   • Chọn mặt hàng
   • Nhập số lượng điều chỉnh (dương để tăng, âm để giảm)
   • Nhập lý do điều chỉnh
4. Lưu và xử lý phiếu

Lý do Điều chỉnh phổ biến:

• Hao hụt hàng hóa
• Hư hỏng hàng hóa
• Sai sót ghi chép
• Kiểm kê phát hiện chênh lệch
• Hết hạn sử dụng

Ảnh hưởng:

• Cập nhật số lượng tồn kho chính xác
• Điều chỉnh giá trị tồn kho
• Tạo bản ghi kiểm toán

5. Phiếu Chuyển kho (Inventory Transfer)

Điều hướng: Menu Inventory Transfer

Mục đích: Chuyển hàng giữa các kho hoặc chi nhánh

Chức năng chính:

• Chuyển nội bộ: Chuyển giữa các kho trong cùng chi nhánh
• Chuyển Liên chi nhánh: Chuyển giữa các chi nhánh
• Theo dõi: Theo dõi trạng thái chuyển kho
• Quy trình: Tạo → Xác nhận → Hoàn thành

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo phiếu chuyển kho
2. Chọn kho đi và kho đến
3. Thêm chi tiết hàng chuyển:
   • Chọn mặt hàng
   • Nhập số lượng chuyển
4. Lưu phiếu
5. Xác nhận chuyển kho
6. Nhận hàng tại kho đến và hoàn thành

Thông tin Phiếu chuyển:

• Số phiếu: Mã tự động
• Ngày: Ngày chuyển kho
• Kho đi: Kho xuất hàng
• Kho đến: Kho nhận hàng
• Chi tiết: Danh sách hàng chuyển
• Trạng thái: Tạo, Đã xác nhận, Đã hoàn thành

Ảnh hưởng:

• Giảm tồn kho ở kho đi
• Tăng tồn kho ở kho đến
• Giữ nguyên tổng số lượng tồn kho tổng thể

6. Phiếu Kiểm kê (Inventory Check)

Điều hướng: Menu Inventory Check

Mục đích: Kiểm đếm thực tế số lượng hàng hóa trong kho

Chức năng chính:

• Tạo Phiếu kiểm kê: Tạo đợt kiểm kê mới
• Chọn Kho: Chọn kho cần kiểm kê
• Nhập Số lượng thực tế: Nhập số lượng kiểm đếm được
• Tính Chênh lệch: Hệ thống tự động tính chênh lệch
• Điều chỉnh: Tự động tạo phiếu điều chỉnh cho các mặt hàng chênh lệch

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo phiếu kiểm kê
2. Chọn kho kiểm kê
3. Hệ thống hiển thị danh sách tồn kho hiện tại
4. Nhập số lượng thực tế cho từng mặt hàng
5. Lưu phiếu kiểm kê
6. Xem báo cáo chênh lệch
7. Xử lý để tạo phiếu điều chỉnh tự động

Báo cáo Kiểm kê:

• Tổng số mặt hàng kiểm kê
• Số mặt hàng chênh lệch
• Giá trị chênh lệch
• Danh sách chi tiết chênh lệch

Ảnh hưởng:

• Đảm bảo tính chính xác của tồn kho
• Phát hiện hao hụt, hư hỏng
• Tạo bản ghi kiểm toán
• Điều chỉnh tồn kho tự động

Thực hành tốt nhất:

• Kiểm kê định kỳ (tháng/quý)
• Đảm bảo không có hoạt động nhập/xuất trong khi kiểm kê
• Kiểm đếm cẩn thận và chính xác
• Xử lý ngay các chênh lệch lớn

Tích hợp với các Module khác

Module Mua hàng (PurchaseDocument)

• Tạo phiếu nhập kho từ đơn mua hàng
• Cập nhật tồn kho khi nhận hàng từ nhà cung cấp

Module Bán hàng (SalesDocument)

• Tạo phiếu xuất kho từ đơn bán hàng
• Giảm tồn kho khi giao hàng cho khách

Module Tài liệu (Document)

• Sử dụng cấu trúc tài liệu cơ bản
• Hỗ trợ các loại tài liệu tồn kho

Thực hành tốt nhất

1. Kiểm tra Tồn kho Thường xuyên: Theo dõi tồn kho hàng ngày để tránh thiếu hàng
2. Xử lý Chính xác: Đảm bảo mọi phiếu nhập/xuất được xử lý đúng
3. Kiểm kê Định kỳ: Thực hiện kiểm kê định kỳ để đảm bảo tính chính xác
4. Ghi chép Đầy đủ: Luôn ghi chép lý do cho mọi thay đổi tồn kho
5. Bảo mật: Giới hạn quyền truy cập phiếu tồn kho cho người được phép
6. Điều chỉnh Kịp thời: Xử lý ngay các phiếu điều chỉnh để tránh chênh lệch lớn

Kịch bản phổ biến

Kịch bản 1: Nhận hàng từ nhà cung cấp

1. Đơn mua hàng được xác nhận
2. Nhận hàng từ nhà cung cấp
3. Tạo phiếu nhập kho từ đơn mua hàng
4. Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng
5. Xử lý phiếu nhập kho
6. Tồn kho được cập nhật

Kịch bản 2: Giao hàng cho khách hàng

1. Đơn bán hàng được xác nhận
2. Tạo phiếu xuất kho từ đơn bán hàng
3. Nhân viên kho chuẩn bị hàng
4. Kiểm tra và xuất hàng
5. Xử lý phiếu xuất kho
6. Tồn kho được cập nhật

Kịch bản 3: Kiểm kê tồn kho định kỳ

1. Lên kế hoạch kiểm kê
2. Đóng tất cả hoạt động nhập/xuất kho
3. Tạo phiếu kiểm kê
4. Kiểm đếm số lượng thực tế
5. Nhập số lượng vào hệ thống
6. Xem báo cáo chênh lệch
7. Xử lý để tạo phiếu điều chỉnh
8. Điều chỉnh tồn kho

Kịch bản 4: Chuyển hàng giữa các kho

1. Tạo phiếu chuyển kho
2. Chọn kho đi và kho đến
3. Thêm chi tiết hàng chuyển
4. Xác nhận phiếu chuyển
5. Nhân viên kho đi chuẩn bị hàng
6. Vận chuyển hàng
7. Nhân viên kho đến nhận hàng
8. Hoàn thành phiếu chuyển

Báo cáo

Báo cáo Tồn kho (Inventory Report)

• Tổng hợp tồn kho theo kho
• Phân tích tồn kho theo nhóm hàng
• Giá trị tồn kho

Báo cáo Nhập/Xuất kho (Receive/Issue Report)

• Lịch sử nhập/xuất kho
• Phân tích xu hướng nhập/xuất
• Báo cáo chi tiết theo kho

Báo cáo Kiểm kê (Check Report)

• Báo cáo kết quả kiểm kê
• Phân tích chênh lệch
• Đề xuất điều chỉnh

Module liên quan

• Module Tài liệu (Document): Cơ sở cho các tài liệu tồn kho
• Module Mua hàng (PurchaseDocument): Tạo phiếu nhập kho
• Module Bán hàng (SalesDocument): Tạo phiếu xuất kho

Quyền

• Xem: InventoryDocument.View - Xem tồn kho và phiếu tồn kho
• Tạo: InventoryDocument.Create - Tạo phiếu nhập/xuất/điều chỉnh
• Chỉnh sửa: InventoryDocument.Edit - Sửa đổi phiếu tồn kho
• Xử lý: InventoryDocument.Process - Xử lý và cập nhật tồn kho
• Kiểm kê: InventoryDocument.Check - Thực hiện kiểm kê tồn kho

Khắc phục sự cố

Vấn đề: Tồn kho không chính xác

• Giải pháp: Thực hiện kiểm kê và điều chỉnh tồn kho

Vấn đề: Không thể xuất kho, số lượng khả dụng = 0

• Giải pháp: Kiểm tra tồn kho hiện tại, có thể cần nhập kho hoặc hủy cam kết

Vấn đề: Không thể xử lý phiếu nhập/xuất

• Giải pháp: Kiểm tra quyền “Process” và trạng thái phiếu

Vấn đề: Chênh lệch lớn sau kiểm kê

• Giải pháp: Điều tra nguyên nhân và xử lý phiếu điều chỉnh

Tài nguyên bổ sung

• Xem module Document để hiểu cấu trúc tài liệu cơ bản
• Xem module PurchaseDocument để quản lý đơn mua hàng
• Xem module SalesDocument để quản lý đơn bán hàng