Quản lý Đối tượng

Module Quản lý Đối tượng là nền tảng của hệ thống ITS Service. Nó quản lý tài sản, thiết bị, địa điểm và các mục quan trọng khác của tổ chức bạn (được gọi là “Đối tượng”). Module này cho phép bạn tạo kho hàng tồn kho, theo dõi chi tiết tài sản và tổ chức lịch bảo trì.

Khái niệm chính

Loại Đối tượng

• Định nghĩa: Mẫu xác định loại đối tượng bạn muốn quản lý
• Ví dụ: “Máy điều hòa”, “Máy chủ”, “Phòng họp”, “Máy in”
• Mục đích: Chuẩn hóa thông tin được thu thập cho từng danh mục tài sản

Đối tượng (Object Masters)

• Định nghĩa: Các mục riêng lẻ bạn đang theo dõi
• Ví dụ: “Máy điều hòa #102”, “Máy chủ Web chính”, “Phòng họp A”
• Mục đích: Duy trì kho hàng tồn kho đầy đủ tài sản của bạn

Lịch trình Đối tượng

• Định nghĩa: Kế hoạch bảo trì hoặc kiểm tra định kỳ cho đối tượng
• Ví dụ: “Kiểm tra Máy điều hòa Hàng tháng”, “Kiểm tra Sao lưu Hàng tuần”
• Mục đích: Đảm bảo bảo trì đúng thời hạn và tránh bỏ sót công việc

Tính năng chính

1. Danh sách Đối tượng Master

Điều hướng: Menu Đối tượng Master (được tạo động theo Loại Đối tượng)

Mục đích: Duyệt và quản lý tài sản của một loại cụ thể

Chức năng chính:

• Xem Tất cả Tài sản: Lưới hiển thị tất cả đối tượng của loại đã chọn thuộc về chi nhánh của bạn
• Lọc & Tìm kiếm: Sử dụng bảng tìm kiếm để nhanh chóng tìm tài sản cụ thể
• Nhóm & Sắp xếp: Sử dụng trình chọn cột để tổ chức cột và nhóm dữ liệu
• Xuất: Xuất danh sách tài sản ra Excel để báo cáo

Cách sử dụng:

1. Chọn Loại Đối tượng từ menu (ví dụ: “Máy điều hòa”)
2. Lưới tải tất cả tài sản của loại đó
3. Sử dụng thanh công cụ để:
   • Thêm tài sản mới
   • Tìm kiếm/lọc tài sản
   • Xuất ra Excel
   • Tùy chỉnh cột hiển thị

Thành phần Giao diện Người dùng:

• Cột Trạng thái: Hiển thị trạng thái hiện tại của tài sản (nếu quản lý trạng thái được bật)
• Thuộc tính Động: Cột thay đổi dựa trên cấu hình Loại Đối tượng
• Cột Hành động: Nút chỉnh sửa và xóa cho mỗi tài sản

2. Tạo Đối tượng

Mục đích: Thêm tài sản mới vào kho hàng tồn kho của bạn

Các bước:

1. Nhấp nút “Thêm” trong thanh công cụ
2. Biểu mẫu popup xuất hiện với các phần:
   • Thông tin Cơ bản: Tên, Loại Đối tượng, Trạng thái
   • Thuộc tính Động: Trường cụ thể cho Loại Đối tượng này (ví dụ: Model, Số Serial, Vị trí)
   • Lịch trình: Nếu được cấu hình, bạn có thể thiết lập lịch bảo trì định kỳ khi tạo
3. Điền tất cả các trường bắt buộc (được đánh dấu bằng *)
4. Nhấp “Lưu”

Lưu ý quan trọng:

• Loại Đối tượng xác định trường nào xuất hiện trong biểu mẫu
• Bạn có thể đặt lịch trình khi tạo đối tượng
• Thuộc tính động có thể bao gồm tham chiếu đến các đối tượng khác (ví dụ: “Được lắp đặt trong” có thể tham chiếu đến đối tượng khác)

Ảnh hưởng:

• Đối tượng mới được tạo và xuất hiện trong lưới
• Nếu đã thêm lịch trình, chúng sẽ tạo công việc định kỳ trong module Phân công Lịch trình Đối tượng

3. Chỉnh sửa Đối tượng

Mục đích: Cập nhật thông tin tài sản

Các bước:

1. Nhấp biểu tượng “Chỉnh sửa” (bút chì) trong cột Hành động
2. Biểu mẫu popup giống nhau mở với dữ liệu hiện có được điền sẵn
3. Sửa đổi bất kỳ trường nào khi cần
4. Nhấp “Lưu”

Lưu ý quan trọng:

• Bạn có thể cập nhật lịch trình sau khi tạo
• Thay đổi một số thuộc tính có thể ảnh hưởng đến đối tượng hoặc công việc liên quan

Ảnh hưởng:

• Thông tin cập nhật được lưu
• Thay đổi được phản ánh ngay lập tức trong lưới
• Bất kỳ lịch trình nào được cập nhật sẽ tự động điều chỉnh các lần xuất hiện trong tương lai

4. Xóa Đối tượng

Mục đích: Xóa tài sản khỏi hệ thống

Các bước:

1. Nhấp biểu tượng “Xóa” (thùng rác) trong cột Hành động
2. Xác nhận xóa trong popup

Lưu ý quan trọng:

• Xóa là vĩnh viễn
• Đối tượng có lịch trình hoặc công việc đang hoạt động có thể cần xử lý đặc biệt

Ảnh hưởng:

• Đối tượng được xóa khỏi hệ thống
• Lịch trình liên quan có thể bị hủy
• Bản ghi công việc lịch sử vẫn giữ lại để báo cáo

5. Sao chép Đối tượng

Mục đích: Nhanh chóng tạo tài sản tương tự

Các bước:

1. Chọn đối tượng bạn muốn sao chép
2. Sử dụng chức năng sao chép (nếu có trong menu ngữ cảnh)
3. Nhập tên mới cho đối tượng đã sao chép
4. Hệ thống tạo bản sao với tất cả thuộc tính được sao chép

Ảnh hưởng:

• Tạo đối tượng mới với cấu hình giống nhau
• Lịch trình có thể hoặc không được sao chép tùy theo cấu hình

6. Thuộc tính Động

Chúng là gì: Trường tùy chỉnh thay đổi theo Loại Đối tượng

Các loại phổ biến:

• Văn bản: Tên, Model, Số Serial
• Số: Dung lượng, Số lượng
• Ngày: Ngày Bảo trì Cuối cùng, Ngày Hết hạn Bảo hành
• Tham chiếu: Liên kết đến các đối tượng khác (ví dụ: “Phòng Cha”, “Thiết bị Đã lắp đặt”)
• Boolean: Hộp kiểm cho thuộc tính Có/Không

Cách chúng hoạt động:

• Mỗi Loại Đối tượng có bộ thuộc tính được cấu hình riêng
• Khi tạo/chỉnh sửa đối tượng, các thuộc tính này xuất hiện dưới dạng trường biểu mẫu
• Thuộc tính tham chiếu cho phép bạn liên kết các đối tượng với nhau (ví dụ: liên kết tất cả thiết bị trong một phòng)

Lọc:

• Bạn có thể lọc lưới theo bất kỳ thuộc tính động nào
• Trường tham chiếu hỗ trợ tìm kiếm tra cứu
• Trường văn bản hỗ trợ khớp một phần

7. Quản lý Trạng thái

Nó là gì: Theo dõi trạng thái vòng đời của tài sản

Trạng thái phổ biến:

• Hoạt động, Không hoạt động, Đang bảo trì, Đã nghỉ hưu, v.v.

Cách hoạt động:

• Nếu được bật cho Loại Đối tượng, cột Trạng thái xuất hiện
• Trạng thái được hiển thị với chỉ báo màu
• Bạn có thể thay đổi trạng thái khi chỉnh sửa đối tượng

Ảnh hưởng:

• Giúp theo dõi tính khả dụng của tài sản
• Có thể kích hoạt quy trình tự động (nếu được cấu hình trong module Activities)
• Hữu ích cho báo cáo và lọc

Tích hợp Lịch trình Đối tượng

Cách Lịch trình Hoạt động

1. Khi tạo đối tượng, bạn có thể xác định lịch trình
2. Lịch trình sử dụng quy tắc tái lặp (ví dụ: “Mỗi thứ Hai”, “Ngày đầu tiên của mỗi tháng”)
3. Các lịch trình này xuất hiện trong module Phân công Lịch trình Đối tượng
4. Người dùng có thể chấp nhận công việc đã lên lịch từ đó

Cấu hình Lịch trình

• Quy tắc Tái lặp: Tần suất công việc lặp lại (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, tùy chỉnh)
• Ngày Bắt đầu: Khi lịch trình bắt đầu
• Ngày Kết thúc: Khi lịch trình hết hạn
• Phân công: Người được gán mặc định cho các công việc
• Loại Công việc: Quy trình nào nên được tuân theo

Thực hành tốt nhất

1. Chuẩn hóa Tên: Sử dụng quy ước đặt tên nhất quán (ví dụ: “AC-101”, “AC-102”)
2. Hoàn thiện Thông tin: Điền tất cả thuộc tính liên quan để theo dõi tốt hơn
3. Đặt Lịch trình Sớm: Cấu hình lịch bảo trì khi tạo đối tượng
4. Sử dụng Trạng thái Khôn ngoan: Cập nhật trạng thái để phản ánh trạng thái tài sản hiện tại
5. Liên kết Đối tượng Liên quan: Sử dụng thuộc tính tham chiếu để hiển thị mối quan hệ
6. Kiểm toán Định kỳ: Định kỳ xem xét và cập nhật thông tin đối tượng

Module liên quan

• Phân công Lịch trình Đối tượng: Xem và chấp nhận công việc bảo trì định kỳ
• Quy trình Công việc: Làm việc trên công việc liên quan đến đối tượng
• Quy trình Ticket: Gửi ticket liên quan đến đối tượng
• Loại Đối tượng: (Admin) Cấu hình mẫu Loại Đối tượng

Quyền

• Xem: Mặc định - Tất cả người dùng có thể xem đối tượng
• Tạo: ItsService.ObjectMasters.Create - Tạo đối tượng mới
• Chỉnh sửa: ItsService.ObjectMasters.Edit - Sửa đổi đối tượng hiện có
• Xóa: ItsService.ObjectMasters.Delete - Xóa đối tượng

Kịch bản phổ biến

Kịch bản 1: Thêm Thiết bị Mới

1. Đi đến Đối tượng Master → Chọn Loại Đối tượng phù hợp
2. Nhấp “Thêm”
3. Nhập Tên (ví dụ: “Máy chiếu - Phòng 201”)
4. Điền thuộc tính (Model, Số Serial, v.v.)
5. Đặt trạng thái thành “Hoạt động”
6. Thêm lịch kiểm tra hàng tháng
7. Lưu

Kịch bản 2: Cập nhật Thông tin Bảo trì

1. Tìm đối tượng trong lưới
2. Nhấp Chỉnh sửa
3. Cập nhật thuộc tính “Ngày Bảo trì Cuối cùng”
4. Lưu

Kịch bản 3: Nghỉ hưu Tài sản Cũ

1. Tìm đối tượng
2. Nhấp Chỉnh sửa
3. Thay đổi trạng thái thành “Đã nghỉ hưu”
4. Lưu
5. Cân nhắc xóa nếu không còn cần thiết

Khắc phục sự cố

Vấn đề: Không thể thấy đối tượng tôi đã tạo

• Giải pháp: Kiểm tra bộ lọc - đảm bảo bạn đang xem đúng chi nhánh và Loại Đối tượng

Vấn đề: Một số trường không xuất hiện

• Giải pháp: Liên hệ quản trị viên - có khả năng chúng được kiểm soát bởi cấu hình Loại Đối tượng

Vấn đề: Không thể chỉnh sửa đối tượng

• Giải pháp: Kiểm tra quyền - bạn cần quyền “Chỉnh sửa” cho Đối tượng Masters

Vấn đề: Công việc lịch trình không xuất hiện

• Giải pháp: Đảm bảo lịch trình có quy tắc tái lặp phù hợp và phạm vi ngày hợp lệ

Tài nguyên bổ sung

• Xem module Loại Đối tượng để cấu hình mẫu
• Xem Phân công Lịch trình Đối tượng để quản lý công việc định kỳ
• Xem Quy trình Công việc để làm việc trên công việc bảo trì