Phân công Lịch trình Đối tượng

Module Phân công Lịch trình Đối tượng quản lý các lịch trình bảo trì định kỳ cho các đối tượng. Module này cho phép quản trị viên và người lập lịch tạo, sửa đổi và phân công các công việc định kỳ cho việc bảo trì, kiểm tra và các hoạt động dịch vụ thường xuyên. Các lịch trình này tạo ra các phiên bản công việc định kỳ xuất hiện trong module Quy trình Công việc.

Các khái niệm chính

Lịch trình đối tượng

• Định nghĩa: Các kế hoạch bảo trì định kỳ được liên kết với các đối tượng
• Mục đích: Đảm bảo bảo trì và kiểm tra thường xuyên
• Hiệu ứng: Tạo ra các công việc theo các khoảng thời gian được chỉ định

Quy tắc lặp lại

• Định nghĩa: Các mẫu xác định tần suất lặp lại của các công việc
• Ví dụ: Hàng ngày, Hàng tuần, Hàng tháng, các khoảng thời gian tùy chỉnh
• Định dạng: Sử dụng ký hiệu lặp lại tiêu chuẩn (RRULE)

Phân công lịch trình

• Định nghĩa: Phân công mặc định cho các công việc theo lịch
• Mục đích: Phân công trước công việc định kỳ cho người dùng cụ thể
• Hiệu ứng: Các công việc được phân công tự động khi được tạo

Các tính năng chính

1. Xem lịch trình

Điều hướng: Menu Phân công Lịch trình Đối tượng

Mục đích: Hiển thị tất cả các lịch trình bảo trì định kỳ

Các tính năng chính:

• Hiển thị các lịch trình với các quy tắc lặp lại
• Hiển thị các mô tả lặp lại dễ đọc
• Cho phép lọc và tìm kiếm
• Chi tiết lịch trình có thể chỉnh sửa

Các yếu tố giao diện người dùng:

• Lưới lịch trình: Danh sách tất cả các lịch trình định kỳ
• Cột lặp lại: Tần suất dễ đọc
• Thông tin đối tượng: Loại và tên đối tượng
• Phân công: Người được phân công mặc định
• Hành động: Nút chỉnh sửa

Những gì bạn thấy:

• Chi nhánh
• Loại đối tượng
• Tên đối tượng
• Loại công việc (quy trình công việc sẽ tuân theo)
• Người dùng được phân công
• Mô tả lặp lại (ví dụ: “Mỗi thứ Hai”, “Ngày đầu tiên của mỗi tháng”)
• Ngày bắt đầu

2. Tạo một lịch trình

Mục đích: Thiết lập các công việc bảo trì định kỳ

Các bước:

1. Nhấp vào nút “Thêm” trên thanh công cụ
2. Một biểu mẫu lịch trình xuất hiện với các trường:
   • Đối tượng: Chọn đối tượng cho lịch trình này
   • Loại công việc: Chọn quy trình công việc sẽ tuân theo
   • Tên: Mô tả về công việc bảo trì
   • Ghi chú: Chi tiết bổ sung
   • Người dùng được phân công: Người được phân công mặc định
   • Quy tắc lặp lại: Mẫu tần suất
   • Ngày bắt đầu: Khi lịch trình bắt đầu
   • Ngày kết thúc: Khi lịch trình hết hạn (tùy chọn)
3. Điền các trường bắt buộc
4. Cấu hình mẫu lặp lại
5. Nhấp vào “Lưu”

Cấu hình lặp lại:

• Hàng ngày: Mỗi ngày, mỗi N ngày
• Hàng tuần: Các ngày cụ thể trong tuần, mỗi N tuần
• Hàng tháng: Ngày cụ thể trong tháng, mỗi N tháng
• Tùy chỉnh: Các mẫu phức tạp

Hiệu ứng:

• Lịch trình được tạo
• Các phiên bản công việc định kỳ được tạo dựa trên mẫu
• Các công việc xuất hiện trong module Quy trình Công việc
• Các công việc được phân công trước cho người dùng đã chọn

Ghi chú quan trọng:

• Việc lặp lại bắt đầu từ Ngày bắt đầu
• Các công việc được tạo động, không phải tất cả cùng một lúc
• Lịch trình có thể có ngày kết thúc hoặc tiếp tục vô thời hạn
• Mỗi phiên bản công việc là độc lập

3. Chỉnh sửa một lịch trình

Mục đích: Sửa đổi các lịch trình hiện có

Các bước:

1. Nhấp vào biểu tượng “Chỉnh sửa” trong cột Hành động
2. Biểu mẫu lịch trình mở ra với dữ liệu hiện có
3. Sửa đổi bất kỳ trường nào:
   • Thay đổi mẫu lặp lại
   • Cập nhật người dùng được phân công
   • Sửa đổi tên hoặc ghi chú của lịch trình
   • Điều chỉnh ngày bắt đầu/kết thúc
4. Nhấp vào “Lưu”

Hiệu ứng:

• Các thay đổi áp dụng cho các lần xuất hiện trong tương lai
• Các công việc trong quá khứ vẫn không thay đổi
• Mẫu lặp lại mới có hiệu lực ngay lập tức
• Các thay đổi về phân công áp dụng cho các công việc mới

Ghi chú quan trọng:

• Việc chỉnh sửa chỉ ảnh hưởng đến các công việc trong tương lai
• Các công việc đã được tạo không bị sửa đổi
• Việc thay đổi lặp lại có thể tạo ra các mẫu khác nhau
• Ngày kết thúc có thể được kéo dài hoặc rút ngắn

4. Xóa một lịch trình

Mục đích: Xóa một lịch trình định kỳ

Các bước:

1. Chọn lịch trình
2. Sử dụng chức năng xóa (nếu có)
3. Xác nhận xóa

Hiệu ứng:

• Lịch trình được xóa
• Sẽ không có công việc mới nào được tạo
• Các công việc hiện có vẫn còn (không bị xóa)
• Các công việc lịch sử vẫn còn để báo cáo

Ghi chú quan trọng:

• Việc xóa là vĩnh viễn
• Các công việc hiện có không bị ảnh hưởng
• Không thể hoàn tác việc xóa
• Xác nhận cẩn thận trước khi xóa

5. Hiểu các mẫu lặp lại

Mục đích: Cấu hình tần suất lặp lại của các công việc

Các mẫu phổ biến:

Hàng ngày:

• “Mỗi ngày”: Bảo trì hàng ngày
• “Mỗi 3 ngày”: Các khoảng thời gian đều đặn
• “Chỉ các ngày trong tuần”: Thứ Hai-Thứ Sáu

Hàng tuần:

• “Mỗi thứ Hai”: Thói quen hàng tuần
• “Mỗi thứ Hai cách tuần”: Hai tuần một lần
• “Nhiều ngày”: Thứ Hai, Thứ Tư, Thứ Sáu

Hàng tháng:

• “Ngày đầu tiên của tháng”: Kiểm tra hàng tháng
• “Ngày cuối cùng của tháng”: Công việc cuối tháng
• “Mỗi 3 tháng”: Bảo trì hàng quý

Tùy chỉnh:

• Các ngày cụ thể mỗi năm
• Các mẫu phức tạp
• Các ngoại lệ cho các quy tắc

Cách hoạt động của lặp lại:

1. Mẫu được xác định trong lịch trình
2. Hệ thống tính toán lần xuất hiện tiếp theo
3. Công việc được tạo theo lịch trình
4. Quá trình lặp lại vô thời hạn (hoặc cho đến ngày kết thúc)

6. Phân công lịch trình

Mục đích: Phân công trước các công việc định kỳ

Chiến lược phân công:

• Người được phân công cố định: Cùng một người luôn nhận công việc
• Luân phiên: Mỗi lần một người khác nhau
• Phân công theo nhóm: Phân công cho nhóm/vai trò

Đặt phân công:

1. Khi tạo/chỉnh sửa lịch trình
2. Chọn trường “Người dùng được phân công”
3. Chọn từ danh sách người dùng
4. Lưu

Hiệu ứng:

• Các công việc được phân công tự động
• Xuất hiện trong Quy trình công việc của người được phân công
• Người được phân công nhận được thông báo
• Khối lượng công việc có thể dự đoán được

Thay đổi phân công:

• Chỉnh sửa lịch trình
• Thay đổi người dùng được phân công
• Các công việc trong tương lai sẽ có người được phân công mới
• Các công việc trong quá khứ giữ nguyên người được phân công ban đầu

7. Các ngoại lệ của lịch trình

Mục đích: Xử lý các ngày đặc biệt trong các lịch trình định kỳ

Xử lý ngoại lệ:

• Ngày lễ: Bỏ qua các công việc vào ngày lễ
• Đóng cửa: Không có công việc trong thời gian đóng cửa
• Sự kiện đặc biệt: Sửa đổi các ngày cụ thể

Cách hoạt động của ngoại lệ:

• Được đánh dấu là “Ngoại lệ lặp lại”
• Bị loại trừ khỏi việc tạo trong tương lai
• Quy trình công việc hiển thị các ngày ngoại lệ được chấp nhận
• Duy trì tính toàn vẹn của lịch trình

Quản lý ngoại lệ:

• Có thể được đặt tự động
• Có thể được thêm thủ công
• Được hiển thị trong chi tiết lịch trình
• Không ảnh hưởng đến các lần xuất hiện khác

Quá trình tạo công việc

Cách các công việc được tạo

1. Lịch trình xác định mẫu
2. Hệ thống tính toán lần xuất hiện tiếp theo
3. Công việc được tạo tự động
4. Công việc tuân theo quy trình làm việc của Loại công việc đã chọn
5. Được phân công cho người dùng đã được cấu hình
6. Xuất hiện trong module Quy trình Công việc

Ví dụ về dòng thời gian

• Lịch trình: “Kiểm tra AC hàng tuần”
• Mẫu: Mỗi thứ Hai
• Ngày 1: Lịch trình được tạo
• Thứ Hai tiếp theo: Công việc được tạo tự động
• Thứ Hai sau đó: Một công việc khác được tạo
• Tiếp tục: Cho đến ngày kết thúc hoặc bị xóa

Chi tiết công việc

• Tên từ lịch trình
• Ghi chú từ lịch trình
• Được liên kết với đối tượng
• Sử dụng Loại công việc đã chọn
• Được phân công cho người được phân công của lịch trình
• Ngày kế hoạch khớp với ngày xuất hiện

Các phương pháp hay nhất về quản lý lịch trình

1. Đặt tên rõ ràng: Sử dụng các tên mô tả
2. Đặt tần suất phù hợp: Cân bằng giữa sự kỹ lưỡng và khối lượng công việc
3. Phân công một cách chu đáo: Xem xét việc phân bổ khối lượng công việc
4. Sử dụng ngày kết thúc: Đặt ngày hết hạn khi có thể
5. Xem xét thường xuyên: Cập nhật các lịch trình khi cần
6. Phối hợp: Tránh các lịch trình xung đột
7. Ghi lại tài liệu: Sử dụng trường ghi chú cho các chi tiết quan trọng

Các tình huống phổ biến

Tình huống 1: Kiểm tra thiết bị hàng tháng

1. Nhấp vào Thêm
2. Chọn đối tượng (ví dụ: “Hệ thống HVAC - Tòa nhà A”)
3. Chọn Loại công việc: “Kiểm tra định kỳ”
4. Tên: “Kiểm tra HVAC hàng tháng”
5. Đặt Lặp lại: Ngày đầu tiên của mỗi tháng
6. Phân công cho kỹ thuật viên HVAC
7. Đặt ngày bắt đầu
8. Lưu

Tình huống 2: Lịch trình dọn dẹp hàng tuần

1. Tạo lịch trình
2. Chọn nhiều đối tượng (nếu được hỗ trợ)
3. Loại công việc: “Dọn dẹp”
4. Lặp lại: Mỗi thứ Hai và thứ Sáu
5. Phân công cho nhân viên dọn dẹp
6. Cấu hình

Tình huống 3: Bảo trì hàng quý

1. Thêm lịch trình
2. Đối tượng: “Thiết bị phòng máy chủ”
3. Loại công việc: “Bảo trì phòng ngừa”
4. Lặp lại: Mỗi 3 tháng, ngày đầu tiên
5. Phân công cho chuyên gia CNTT
6. Thêm ghi chú chi tiết
7. Lưu

Tình huống 4: Cập nhật tần suất lịch trình

1. Tìm lịch trình hiện có
2. Nhấp vào Chỉnh sửa
3. Thay đổi mẫu lặp lại
4. (ví dụ: từ hàng tuần sang hai tuần một lần)
5. Lưu
6. Các công việc trong tương lai sử dụng mẫu mới

Xóa và ngừng lịch trình

Khi nào nên xóa

• Thiết bị đã nghỉ hưu
• Quy trình đã ngừng
• Lịch trình không còn cần thiết
• Được thay thế bằng một lịch trình khác

Các lựa chọn thay thế cho việc ngừng

• Đặt ngày kết thúc trong tương lai
• Để lại để theo dõi lịch sử
• Chỉnh sửa thay vì xóa

Hiệu ứng của việc xóa

• Sẽ không có công việc mới nào được tạo
• Các công việc hiện có vẫn còn
• Không thể hoàn tác
• Hồ sơ lịch sử được duy trì

Xử lý sự cố

Sự cố: Các công việc không được tạo

• Giải pháp: Kiểm tra ngày bắt đầu; xác minh quy tắc lặp lại là hợp lệ; đảm bảo lịch trình đang hoạt động

Sự cố: Mẫu lặp lại sai

• Giải pháp: Chỉnh sửa lịch trình để sửa mẫu; xác minh ngày

Sự cố: Các công việc được phân công cho sai người

• Giải pháp: Chỉnh sửa phân công lịch trình; các công việc trong tương lai sẽ sử dụng người được phân công mới

Sự cố: Quá nhiều/quá ít công việc

• Giải pháp: Xem lại tần suất lặp lại; điều chỉnh mẫu khi cần

Sự cố: Không thể xem các lịch trình

• Giải pháp: Kiểm tra các bộ lọc; đảm bảo bạn có quyền phù hợp

Các module liên quan

• Đối tượng chính: Xem chi tiết đối tượng
• Quy trình công việc: Chấp nhận và hoàn thành các công việc đã tạo
• Loại công việc: Cấu hình quy trình công việc
• Lịch trình đối tượng: Các chế độ xem lịch trình thay thế

Quyền hạn

• Xem lịch trình: Truy cập mặc định
• Tạo lịch trình: Yêu cầu quyền tạo
• Chỉnh sửa lịch trình: Yêu cầu quyền chỉnh sửa
• Xóa lịch trình: Yêu cầu quyền xóa
• Phân công: Có thể yêu cầu các quyền cụ thể

Các tính năng bổ sung

Lặp lại dễ đọc

• Hiển thị “Mỗi thứ Hai” thay vì mã RRULE
• Dễ hiểu hơn
• Di chuột qua để xem chi tiết kỹ thuật

Quản lý hàng loạt

• Xem tất cả các lịch trình cùng một lúc
• Nhóm theo loại đối tượng
• Lọc theo người được phân công
• Sắp xếp theo tần suất

Báo cáo lịch trình

• Theo dõi hiệu quả của lịch trình
• Xem thống kê tạo
• Giám sát việc tuân thủ
• Xác định các lỗ hổng

Các chủ đề nâng cao

Các mẫu lặp lại phức tạp

• Các mẫu ngày tùy chỉnh
• Tính toán ngày làm việc
• Xử lý ngày lễ
• Quản lý ngoại lệ

Mẫu lịch trình

• Các mẫu tiêu chuẩn
• Các tùy chọn được cấu hình trước
• Thiết lập nhanh
• Tính nhất quán

Tích hợp với hợp đồng

• Lịch trình gắn liền với các hợp đồng dịch vụ
• Tự động điều chỉnh với các thay đổi của hợp đồng
• Lọc dựa trên hợp đồng
• Theo dõi tuân thủ