Module Quản lý Thanh toán

Module Quản lý Thanh toán cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý tất cả các khoản thanh toán trong doanh nghiệp, bao gồm thu tiền từ khách hàng, chi tiền cho nhà cung cấp, và các khoản thu chi khác. Module này đảm bảo theo dõi chính xác dòng tiền và hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả.

Khái niệm chính

Payment (Phiếu Thanh toán)

• Định nghĩa: Tài liệu ghi nhận việc thu hoặc chi tiền
• Mục đích: Theo dõi các khoản thu chi và quản lý dòng tiền
• Loại: Income (Thu), Expense (Chi)

Pay Type (Loại Thanh toán)

• Income (Thu): Thanh toán thu tiền từ khách hàng hoặc các nguồn khác
• Expense (Chi): Thanh toán chi tiền cho nhà cung cấp hoặc các khoản khác

Pay Method (Phương thức Thanh toán)

• Cash (Tiền mặt): Thanh toán bằng tiền mặt
• Bank Transfer (Chuyển khoản): Thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng
• Cheque (Séc): Thanh toán bằng séc
• Credit Card (Thẻ tín dụng): Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Payment Line (Chi tiết Thanh toán)

• Định nghĩa: Chi tiết khoản thanh toán liên quan đến tài liệu gốc
• Mục đích: Liên kết thanh toán với đơn hàng, hóa đơn hoặc các tài liệu khác

Tính năng chính

1. Quản lý Phiếu Thu (Income Payment)

Điều hướng: Menu Payment - Income

Mục đích: Ghi nhận các khoản thu tiền

Chức năng chính:

• Tạo Phiếu thu: Tạo phiếu thu tiền mới
• Từ Hóa đơn: Tạo phiếu thu từ hóa đơn bán hàng
• Thu tiền Bộ phận: Thu một phần tiền của hóa đơn
• Thu tiền Trực tiếp: Thu tiền không liên quan đến hóa đơn
• Quy trình: Dự thảo → Duyệt → Xác nhận

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo phiếu thu mới
2. Chọn loại thanh toán: Income
3. Chọn khách hàng
4. Chọn phương thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản…)
5. Thêm chi tiết thanh toán:
   • Chọn hóa đơn hoặc đơn hàng thanh toán
   • Nhập số tiền thu
   • Nhập ghi chú
6. Chọn quầy thu/người thu tiền
7. Lưu và duyệt phiếu thu

Thông tin Phiếu thu:

• Số phiếu: Mã tự động hoặc nhập thủ công
• Ngày: Ngày thu tiền
• Khách hàng: Tên khách hàng
• Phương thức: Tiền mặt, Chuyển khoản…
• Quầy thu: Quầy hoặc nhân viên thu tiền
• Chi tiết: Danh sách khoản thanh toán
• Tổng tiền: Tổng số tiền thu
• Trạng thái: Dự thảo, Đã duyệt, Đã xác nhận

Ảnh hưởng:

• Giảm công nợ phải thu từ khách hàng
• Cập nhật số dư tiền mặt/ngân hàng
• Tạo bản ghi kế toán
• Cập nhật trạng thái thanh toán của hóa đơn

Lưu ý quan trọng:

• Xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng
• Kiểm tra số tiền thu có đúng không
• Ghi chép đầy đủ thông tin

2. Quản lý Phiếu Chi (Expense Payment)

Điều hướng: Menu Payment - Expense

Mục đích: Ghi nhận các khoản chi tiền

Chức năng chính:

• Tạo Phiếu chi: Tạo phiếu chi tiền mới
• Từ Hóa đơn: Tạo phiếu chi từ hóa đơn mua hàng
• Chi tiền Bộ phận: Chi một phần tiền của hóa đơn
• Chi tiền Trực tiếp: Chi tiền không liên quan đến hóa đơn
• Quy trình: Dự thảo → Duyệt → Xác nhận

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo phiếu chi mới
2. Chọn loại thanh toán: Expense
3. Chọn nhà cung cấp hoặc đối tượng chi
4. Chọn phương thức thanh toán
5. Thêm chi tiết thanh toán:
   • Chọn hóa đơn hoặc đơn hàng thanh toán
   • Nhập số tiền chi
   • Nhập ghi chú
6. Chọn người chi tiền
7. Lưu và duyệt phiếu chi

Thông tin Phiếu chi:

• Số phiếu: Mã tự động hoặc nhập thủ công
• Ngày: Ngày chi tiền
• Nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp
• Phương thức: Tiền mặt, Chuyển khoản…
• Chi tiết: Danh sách khoản thanh toán
• Tổng tiền: Tổng số tiền chi
• Trạng thái: Dự thảo, Đã duyệt, Đã xác nhận

Ảnh hưởng:

• Giảm công nợ phải trả nhà cung cấp
• Giảm số dư tiền mặt/ngân hàng
• Tạo bản ghi kế toán
• Cập nhật trạng thái thanh toán của hóa đơn

3. Thanh toán Tự động (Auto Payment)

Điều hướng: Tự động từ các module khác

Mục đích: Tự động tạo phiếu thanh toán từ các đơn hàng

Chức năng chính:

• Từ Đơn bán: Tự động tạo phiếu thu khi bán hàng
• Từ Đơn mua: Tự động tạo phiếu chi khi mua hàng
• Từ Hóa đơn: Tự động tạo phiếu thu/chi từ hóa đơn
• Cấu hình: Cấu hình tự động trong từng module

Cách hoạt động:

1. Người dùng tạo đơn hàng hoặc hóa đơn
2. Hệ thống tự động tạo phiếu thanh toán tương ứng
3. Phiếu thanh toán ở trạng thái “Tự động”
4. Người dùng có thể xem và chỉnh sửa nếu cần
5. Xử lý phiếu khi thanh toán thực tế

Lợi ích:

• Tiết kiệm thời gian
• Giảm sai sót
• Theo dõi đầy đủ các khoản thanh toán
• Hỗ trợ quản lý công nợ

4. Thanh toán Nhiều đợt (Multi-stage Payment)

Điều hướng: Tạo phiếu thanh toán từ hóa đơn

Mục đích: Thanh toán một hóa đơn thành nhiều đợt

Chức năng chính:

• Thanh toán Bộ phận: Thanh toán một phần của hóa đơn
• Theo dõi: Theo dõi số tiền đã thanh toán và còn lại
• Hoàn thành: Tự động đánh dấu khi thanh toán đủ

Các bước:

1. Chọn hóa đơn cần thanh toán
2. Tạo phiếu thanh toán
3. Nhập số tiền thanh toán (có thể nhỏ hơn tổng tiền)
4. Lưu phiếu thanh toán
5. Hệ thống tự động cập nhật số tiền còn lại
6. Lặp lại cho đến khi thanh toán đủ

Thông tin Theo dõi:

• Tổng tiền hóa đơn
• Số tiền đã thanh toán
• Số tiền còn lại
• Số lần thanh toán
• Trạng thái: Chưa thanh toán, Đã thanh toán một phần, Đã thanh toán đủ

5. Quản lý Phương thức Thanh toán

Điều hướng: Cấu hình trong phiếu thanh toán

Mục đích: Chọn và quản lý phương thức thanh toán

Các Phương thức:

Tiền mặt (Cash)

• Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
• Cập nhật số dư tiền mặt
• Cần có người nhận và người giao tiền

Chuyển khoản (Bank Transfer)

• Thanh toán qua ngân hàng
• Cần chọn tài khoản ngân hàng
• Cập nhật số dư ngân hàng
• Có số tham chiếu giao dịch

Séc (Cheque)

• Thanh toán bằng séc
• Cần số séc và ngày phát hành
• Chờ séc được thanh toán

Thẻ tín dụng (Credit Card)

• Thanh toán bằng thẻ tín dụng
• Cần số thẻ và họ tên chủ thẻ
• Xử lý qua hệ thống POS

Cách sử dụng:

1. Chọn phương thức thanh toán phù hợp
2. Nhập thông tin chi tiết (nếu cần)
3. Chọn tài khoản ngân hàng (nếu chuyển khoản)
4. Lưu và xử lý

6. Quản lý Tài khoản Ngân hàng

Điều hướng: Menu Account Bank

Mục đích: Quản lý các tài khoản ngân hàng

Chức năng chính:

• Thêm Tài khoản: Thêm tài khoản ngân hàng mới
• Số dư: Theo dõi số dư tài khoản
• Lịch sử: Xem lịch sử giao dịch

Thông tin Tài khoản:

• Tên: Tên tài khoản
• Số tài khoản: Số tài khoản ngân hàng
• Ngân hàng: Tên ngân hàng
• Chi nhánh: Chi nhánh ngân hàng
• Số dư: Số dư hiện tại
• Loại: Tiền mặt, Ngân hàng, Khác

Tích hợp với các Module khác

Module Bán hàng (SalesDocument)

• Tạo phiếu thu từ hóa đơn bán hàng
• Theo dõi công nợ phải thu
• Hỗ trợ thu tiền bán hàng

Module Mua hàng (PurchaseDocument)

• Tạo phiếu chi từ hóa đơn mua hàng
• Theo dõi công nợ phải trả
• Hỗ trợ chi tiền mua hàng

Module Tài chính (Finance)

• Cập nhật số dư tiền mặt
• Cập nhật số dư ngân hàng
• Tạo bản ghi kế toán

Thực hành tốt nhất

1. Ghi chép Đầy đủ: Luôn ghi chép đầy đủ mọi khoản thanh toán
2. Xác nhận Phương thức: Xác nhận phương thức thanh toán với đối tác
3. Kiểm tra Số tiền: Kiểm tra số tiền trước khi thanh toán
4. Lưu trữ Chứng từ: Lưu trữ và quản lý chứng từ thanh toán
5. Đối chiếu Định kỳ: Đối chiếu số dư với ngân hàng định kỳ
6. Theo dõi Công nợ: Theo dõi công nợ và thanh toán đúng hạn
7. Bảo mật: Đảm bảo bảo mật thông tin thanh toán

Kịch bản phổ biến

Kịch bản 1: Thu tiền bán hàng

1. Khách hàng mua hàng
2. Tạo đơn bán hàng và phiếu giao hàng
3. Tạo hóa đơn bán hàng
4. Khách hàng thanh toán
5. Tạo phiếu thu tiền mặt
6. Xác nhận và hoàn thành

Kịch bản 2: Chi tiền mua hàng

1. Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
2. Tạo hóa đơn mua hàng
3. Thực hiện thanh toán
4. Tạo phiếu chi chuyển khoản
5. Xác nhận với ngân hàng
6. Hoàn thành

Kịch bản 3: Thanh toán nhiều đợt

1. Khách hàng có hóa đơn lớn
2. Đồng ý thanh toán theo nhiều đợt
3. Thu tiền đợt 1 (30%)
4. Thu tiền đợt 2 (40%)
5. Thu tiền đợt 3 (30%)
6. Hoàn thành thanh toán

Kịch bản 4: Thanh toán qua Ngân hàng

1. Khách hàng muốn thanh toán qua chuyển khoản
2. Gửi thông tin tài khoản
3. Nhận tiền chuyển khoản
4. Kiểm tra số tiền
5. Tạo phiếu thu chuyển khoản
6. Xác nhận và hoàn thành

Báo cáo

Báo cáo Thu chi (Income/Expense Report)

• Tổng hợp thu chi theo thời gian
• Phân tích theo phương thức thanh toán
• Phân tích theo đối tác

Báo cáo Dòng tiền (Cash Flow Report)

• Dòng tiền vào/ra
• Số dư tiền mặt
• Số dư ngân hàng

Báo cáo Công nợ (AR/AP Report)

• Công nợ phải thu
• Công nợ phải trả
• Phân tích thanh toán

Module liên quan

• Module Tài liệu (Document): Cơ sở cho các tài liệu thanh toán
• Module Bán hàng (SalesDocument): Tạo phiếu thu
• Module Mua hàng (PurchaseDocument): Tạo phiếu chi
• Module Tài chính (Finance): Quản lý dòng tiền

Quyền

• Xem: PaymentDocument.View - Xem phiếu thanh toán
• Tạo: PaymentDocument.Create - Tạo phiếu thanh toán mới
• Chỉnh sửa: PaymentDocument.Edit - Sửa đổi phiếu thanh toán
• Xử lý: PaymentDocument.Process - Xử lý phiếu thanh toán
• Duyệt: PaymentDocument.Approve - Duyệt phiếu thanh toán

Khắc phục sự cố

Vấn đề: Không thể tạo phiếu thanh toán

• Giải pháp: Kiểm tra quyền và đảm bảo đã chọn đối tác

Vấn đề: Số dư không cập nhật sau khi thanh toán

• Giải pháp: Kiểm tra phiếu thanh toán đã được xử lý chưa

Vấn đề: Công nợ không chính xác

• Giải pháp: Kiểm tra phiếu thanh toán và hóa đơn liên quan

Vấn đề: Không thể chọn phương thức thanh toán

• Giải pháp: Kiểm tra cấu hình phương thức thanh toán

Tài nguyên bổ sung

• Xem module Document để hiểu cấu trúc tài liệu cơ bản
• Xem module SalesDocument để quản lý đơn bán hàng
• Xem module PurchaseDocument để quản lý đơn mua hàng