Module Quản lý Mua hàng

Module Quản lý Mua hàng cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý toàn bộ quy trình mua hàng từ nhà cung cấp, bao gồm tạo đơn mua hàng, nhận hàng, trả hàng, hóa đơn mua và ghi nhận nợ phải trả (Accounts Payable - AP).

Khái niệm chính

Purchase Order (Đơn Mua hàng)

• Định nghĩa: Đơn hàng mua hàng hóa từ nhà cung cấp
• Mục đích: Đặt hàng và lập kế hoạch mua hàng
• Trạng thái: Dự thảo, Đã xác nhận, Đã nhận hàng, Đã hoàn thành

Purchase Receipt (Phiếu Nhận hàng)

• Định nghĩa: Tài liệu xác nhận đã nhận hàng từ nhà cung cấp
• Mục đích: Ghi nhận việc nhận hàng và cập nhật tồn kho
• Nguồn: Từ đơn mua hàng đã xác nhận

Purchase Return (Đơn Trả hàng)

• Định nghĩa: Tài liệu trả hàng lại cho nhà cung cấp
• Mục đích: Xử lý hàng không đúng chất lượng hoặc thừa
• Lý do: Hàng kém chất lượng, sai quy cách, thừa hàng

AP Invoice (Hóa đơn Mua hàng)

• Định nghĩa: Hóa đơn từ nhà cung cấp cho hàng đã nhận
• Mục đích: Ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp
• Đặc điểm: Có thể tạo từ đơn mua hàng hoặc độc lập

AP Credit Memo (Giấy báo Nợ)

• Định nghĩa: Giấy báo giảm nợ phải trả nhà cung cấp
• Mục đích: Xử lý giảm giá, chiết khấu hoặc trả hàng
• Nguồn: Từ đơn trả hàng hoặc điều chỉnh công nợ

Tính năng chính

1. Quản lý Đơn Mua hàng (Purchase Order)

Điều hướng: Menu Purchase Order

Mục đích: Tạo và quản lý đơn hàng mua từ nhà cung cấp

Chức năng chính:

• Tạo Đơn mua: Tạo đơn mua hàng mới
• Chọn Nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp từ danh sách
• Thêm Chi tiết: Thêm mặt hàng, số lượng, giá mua
• Chiết khấu & Hoa hồng: Áp dụng chiết khấu và hoa hồng
• Quy trình: Dự thảo → Xác nhận → Nhận hàng → Hoàn thành

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo đơn mua mới
2. Chọn nhà cung cấp
3. Thêm chi tiết hàng hóa:
   • Chọn mặt hàng
   • Nhập số lượng
   • Nhập giá mua
   • Áp dụng chiết khấu (nếu có)
4. Thêm chi tiết đơn hàng:
   • Ngày giao hàng dự kiến
   • Địa điểm giao hàng
   • Điều khoản thanh toán
5. Lưu đơn hàng
6. Xác nhận đơn hàng
7. Tạo phiếu nhận hàng khi nhận được hàng

Thông tin Đơn mua:

• Số đơn: Mã tự động hoặc nhập thủ công
• Ngày: Ngày đặt hàng
• Nhà cung cấp: Tên, địa chỉ, liên hệ
• Chi tiết: Danh sách hàng hóa với số lượng và giá
• Chiết khấu: Chiết khấu theo dòng và tổng đơn
• Hoa hồng: Hoa hồng cho người mua hàng
• Tổng tiền: Tổng giá trị đơn hàng
• Trạng thái: Dự thảo, Đã xác nhận, Đã nhận hàng, Đã hoàn thành

Ảnh hưởng:

• Tạo bản ghi đơn mua hàng
• Tăng số lượng đang đặt hàng (OnOrder) trong tồn kho
• Tạo lịch sử giao dịch với nhà cung cấp

Lưu ý quan trọng:

• Kiểm tra giá mua với giá thị trường
• Xác nhận số lượng và đặc điểm hàng hóa
• Đảm bảo điều khoản thanh toán rõ ràng

2. Quản lý Phiếu Nhận hàng (Purchase Receipt)

Điều hướng: Menu Purchase Receipt

Mục đích: Ghi nhận việc nhận hàng từ nhà cung cấp

Chức năng chính:

• Tạo từ Đơn mua: Tạo phiếu nhận hàng từ đơn mua đã xác nhận
• Nhận hàng Bộ phận: Nhận một phần hàng trong đơn
• Kiểm tra Chất lượng: Kiểm tra chất lượng hàng nhận được
• Cập nhật Tồn kho: Tự động cập nhật tồn kho khi nhận hàng

Các bước:

1. Chọn đơn mua hàng đã xác nhận
2. Nhấp “Tạo Phiếu Nhận hàng”
3. Kiểm tra và chỉnh sửa số lượng (nếu nhận khác đơn hàng)
4. Chọn kho nhận hàng
5. Nhập thông tin nhận hàng:
   • Ngày nhận hàng
   • Người nhận hàng
   • Tình trạng hàng hóa
6. Lưu và xử lý phiếu nhận hàng

Thông tin Phiếu nhận:

• Số phiếu: Mã tự động
• Ngày: Ngày nhận hàng
• Đơn mua: Liên kết đến đơn mua hàng
• Nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp
• Chi tiết: Danh sách hàng nhận được
• Kho: Kho nhận hàng
• Trạng thái: Dự thảo, Đã nhận hàng

Ảnh hưởng:

• Tăng số lượng tồn kho (OnHand)
• Giảm số lượng đang đặt hàng (OnOrder)
• Tạo phiếu nhập kho tự động
• Cập nhật giá trị tồn kho

3. Quản lý Đơn Trả hàng (Purchase Return)

Điều hướng: Menu Purchase Return

Mục đích: Xử lý việc trả hàng lại cho nhà cung cấp

Chức năng chính:

• Tạo Đơn trả: Tạo đơn trả hàng mới
• Từ Đơn mua: Tạo đơn trả từ đơn mua hàng
• Từ Phiếu nhận: Tạo đơn trả từ phiếu nhận hàng
• Lý do Trả hàng: Ghi chép lý do trả hàng
• Quy trình: Dự thảo → Xác nhận → Trả hàng → Hoàn thành

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo đơn trả hàng
2. Chọn đơn mua hàng hoặc phiếu nhận hàng
3. Chọn mặt hàng cần trả
4. Nhập số lượng trả
5. Nhập lý do trả hàng
6. Xác nhận đơn trả hàng
7. Chuẩn bị hàng và trả cho nhà cung cấp

Lý do Trả hàng phổ biến:

• Hàng kém chất lượng
• Sai quy cách, không đúng mô tả
• Thừa hàng không cần thiết
• Hàng hư hỏng trong quá trình vận chuyển
• Đổi ý không muốn mua

Ảnh hưởng:

• Giảm số lượng tồn kho
• Tạo phiếu xuất kho tự động
• Giảm công nợ phải trả nhà cung cấp
• Tạo bản ghi trả hàng

4. Quản lý Hóa đơn Mua hàng (AP Invoice)

Điều hướng: Menu AP Invoice

Mục đích: Ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp

Chức năng chính:

• Tạo Hóa đơn: Tạo hóa đơn mua hàng mới
• Từ Đơn mua: Tạo hóa đơn từ đơn mua hàng
• Nhập Hóa đơn: Nhập hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp
• Chiết khấu Thanh toán: Áp dụng chiết khấu thanh toán
• Quy trình: Dự thảo → Duyệt → Xác nhận

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo hóa đơn mới
2. Chọn nhà cung cấp
3. Chọn đơn mua hàng (nếu có)
4. Thêm chi tiết hàng hóa:
   • Chọn mặt hàng
   • Nhập số lượng và giá
   • Áp dụng chiết khấu
5. Nhập thông tin hóa đơn:
   • Số hóa đơn từ nhà cung cấp
   • Ngày hóa đơn
   • Điều khoản thanh toán
6. Lưu và duyệt hóa đơn

Thông tin Hóa đơn:

• Số hóa đơn: Số hóa đơn từ nhà cung cấp
• Ngày: Ngày hóa đơn
• Nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp
• Chi tiết: Danh sách hàng hóa và giá
• Chiết khấu: Chiết khấu thanh toán
• Tổng tiền: Tổng giá trị hóa đơn
• Trạng thái: Dự thảo, Đã duyệt, Đã xác nhận

Ảnh hưởng:

• Tăng công nợ phải trả nhà cung cấp
• Cập nhật số dư công nợ
• Tạo bản ghi kế toán
• Hỗ trợ lập kế hoạch thanh toán

5. Quản lý Giấy báo Nợ (AP Credit Memo)

Điều hướng: Menu AP Credit Memo

Mục đích: Giảm công nợ phải trả nhà cung cấp

Chức năng chính:

• Tạo Giấy báo nợ: Tạo giấy báo nợ mới
• Từ Đơn trả: Tạo từ đơn trả hàng
• Điều chỉnh Công nợ: Điều chỉnh công nợ do sai sót
• Giảm giá: Xử lý giảm giá sau khi nhận hàng

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo giấy báo nợ
2. Chọn nhà cung cấp
3. Chọn hóa đơn mua hàng hoặc đơn trả hàng
4. Nhập số tiền giảm nợ
5. Nhập lý do giảm nợ
6. Lưu và xử lý

Lý do Giảm nợ:

• Trả hàng cho nhà cung cấp
• Giảm giá sau khi nhận hàng
• Chiết khấu thanh toán
• Điều chỉnh sai sót trong hóa đơn

Ảnh hưởng:

• Giảm công nợ phải trả nhà cung cấp
• Cập nhật số dư công nợ
• Tạo bản ghi kế toán

Quy trình Mua hàng Hoàn chỉnh

Luồng thông thường

1. Tạo Đơn mua: Tạo đơn mua hàng từ nhà cung cấp
2. Xác nhận: Xác nhận đơn hàng với nhà cung cấp
3. Nhận hàng: Nhận hàng và tạo phiếu nhận hàng
4. Kiểm tra: Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng
5. Nhập kho: Cập nhật tồn kho
6. Nhận Hóa đơn: Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
7. Ghi nhận Công nợ: Tạo hóa đơn mua hàng để ghi nhận công nợ
8. Thanh toán: Thanh toán cho nhà cung cấp

Luồng Trả hàng

1. Phát hiện Vấn đề: Phát hiện hàng không đúng chất lượng
2. Tạo Đơn trả: Tạo đơn trả hàng
3. Xác nhận: Xác nhận với nhà cung cấp
4. Trả hàng: Chuẩn bị và trả hàng cho nhà cung cấp
5. Giảm Công nợ: Tạo giấy báo nợ để giảm công nợ

Tích hợp với các Module khác

Module Tồn kho (InventoryDocument)

• Tạo phiếu nhập kho từ phiếu nhận hàng
• Cập nhật tồn kho khi nhận hàng
• Giảm tồn kho khi trả hàng

Module Thanh toán (PaymentDocument)

• Tạo phiếu chi từ hóa đơn mua hàng
• Quản lý thanh toán cho nhà cung cấp
• Theo dõi các khoản phải trả

Module Đối tác (BusinessPartner)

• Quản lý thông tin nhà cung cấp
• Theo dõi lịch sử giao dịch
• Quản lý công nợ

Thực hành tốt nhất

1. Kiểm tra Nhà cung cấp: Xác minh thông tin nhà cung cấp trước khi đặt hàng
2. Xác nhận Đơn hàng: Luôn xác nhận đơn hàng với nhà cung cấp
3. Kiểm tra Chất lượng: Kiểm tra chất lượng hàng trước khi nhận
4. Ghi chép Đầy đủ: Ghi chép đầy đủ mọi giao dịch
5. Quản lý Công nợ: Theo dõi công nợ và thanh toán đúng hạn
6. Đàm phán Giá: Đàm phán giá tốt với nhà cung cấp
7. Bảo quản Hóa đơn: Lưu trữ và quản lý hóa đơn đúng cách

Kịch bản phổ biến

Kịch bản 1: Mua hàng từ nhà cung cấp mới

1. Thêm nhà cung cấp mới vào hệ thống
2. Tạo đơn mua hàng
3. Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp
4. Nhận hàng và kiểm tra chất lượng
5. Tạo phiếu nhận hàng
6. Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
7. Tạo hóa đơn mua hàng
8. Thanh toán cho nhà cung cấp

Kịch bản 2: Trả hàng kém chất lượng

1. Nhận hàng và phát hiện kém chất lượng
2. Liên hệ nhà cung cấp
3. Tạo đơn trả hàng
4. Chuẩn bị hàng trả lại
5. Giao hàng cho nhà cung cấp
6. Tạo giấy báo nợ để giảm công nợ

Kịch bản 3: Nhận hàng bộ phận

1. Đơn mua hàng có nhiều mặt hàng
2. Nhận hàng theo từng đợt
3. Tạo phiếu nhận hàng cho từng đợt
4. Cập nhật tồn kho theo từng đợt
5. Hoàn thành khi nhận đủ hàng

Báo cáo

Báo cáo Đơn Mua hàng (Purchase Order Report)

• Tổng hợp đơn mua hàng theo thời gian
• Phân tích theo nhà cung cấp
• Giá trị đơn hàng

Báo cáo Nhận hàng (Receipt Report)

• Lịch sử nhận hàng
• Phân tích hàng nhận được
• Kiểm tra chất lượng

Báo cáo Công nợ Nhà cung cấp (AP Aging Report)

• Danh sách công nợ phải trả
• Phân tích theo thời gian nợ
• Đề xuất thanh toán

Module liên quan

• Module Tài liệu (Document): Cơ sở cho các tài liệu mua hàng
• Module Tồn kho (InventoryDocument): Cập nhật tồn kho
• Module Thanh toán (PaymentDocument): Quản lý thanh toán
• Module Đối tác (BusinessPartner): Quản lý nhà cung cấp

Quyền

• Xem: PurchaseDocument.View - Xem đơn mua hàng và hóa đơn
• Tạo: PurchaseDocument.Create - Tạo đơn mua hàng mới
• Chỉnh sửa: PurchaseDocument.Edit - Sửa đổi đơn mua hàng
• Xử lý: PurchaseDocument.Process - Xử lý đơn mua hàng
• Đóng: PurchaseDocument.Close - Đóng đơn mua hàng
• Duyệt: PurchaseDocument.Approve - Duyệt hóa đơn mua hàng

Khắc phục sự cố

Vấn đề: Không thể tạo đơn mua hàng

• Giải pháp: Kiểm tra quyền và đảm bảo đã chọn nhà cung cấp

Vấn đề: Không thể nhận hàng

• Giải pháp: Kiểm tra trạng thái đơn mua hàng và quyền xử lý

Vấn đề: Tồn kho không cập nhật sau khi nhận hàng

• Giải pháp: Kiểm tra phiếu nhận hàng đã được xử lý chưa

Vấn đề: Công nợ không chính xác

• Giải pháp: Kiểm tra hóa đơn mua hàng và giấy báo nợ

Tài nguyên bổ sung

• Xem module Document để hiểu cấu trúc tài liệu cơ bản
• Xem module InventoryDocument để quản lý tồn kho
• Xem module PaymentDocument để quản lý thanh toán