Module Quản lý Bán hàng

Module Quản lý Bán hàng cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý toàn bộ quy trình bán hàng cho khách hàng, bao gồm tạo đơn bán hàng, giao hàng, trả hàng, hóa đơn bán và ghi nhận công nợ phải thu (Accounts Receivable - AR).

Khái niệm chính

Sales Order (Đơn Bán hàng)

• Định nghĩa: Đơn hàng bán hàng hóa cho khách hàng
• Mục đích: Ghi nhận nhu cầu mua hàng của khách và cam kết giao hàng
• Trạng thái: Dự thảo, Đã xác nhận, Đã giao hàng, Đã hoàn thành

Delivery Order (Phiếu Giao hàng)

• Định nghĩa: Tài liệu xác nhận đã giao hàng cho khách hàng
• Mục đích: Ghi nhận việc giao hàng và cập nhật tồn kho
• Nguồn: Từ đơn bán hàng đã xác nhận

Return Order (Đơn Trả hàng)

• Định nghĩa: Tài liệu nhận hàng trả lại từ khách hàng
• Mục đích: Xử lý hàng khách trả lại do lỗi hoặc không hài lòng
• Lý do: Hàng không đúng chất lượng, khách đổi ý, lỗi đơn hàng

AR Invoice (Hóa đơn Bán hàng)

• Định nghĩa: Hóa đơn gửi cho khách hàng cho hàng đã giao
• Mục đích: Ghi nhận công nợ phải thu từ khách hàng
• Đặc điểm: Có thể tạo từ đơn bán hàng hoặc độc lập

AR Credit Memo (Giấy báo Có)

• Định nghĩa: Giấy báo giảm công nợ phải thu từ khách hàng
• Mục đích: Xử lý giảm giá, chiết khấu hoặc nhận hàng trả lại
• Nguồn: Từ đơn trả hàng hoặc điều chỉnh công nợ

Tính năng chính

1. Quản lý Đơn Bán hàng (Sales Order)

Điều hướng: Menu Sales Order

Mục đích: Tạo và quản lý đơn hàng bán cho khách hàng

Chức năng chính:

• Tạo Đơn bán: Tạo đơn bán hàng mới
• Chọn Khách hàng: Chọn khách hàng từ danh sách
• Thêm Chi tiết: Thêm mặt hàng, số lượng, giá bán
• Chiết khấu & Hoa hồng: Áp dụng chiết khấu và hoa hồng cho nhân viên
• Quy trình: Dự thảo → Xác nhận → Giao hàng → Hoàn thành

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo đơn bán mới
2. Chọn khách hàng
3. Thêm chi tiết hàng hóa:
   • Chọn mặt hàng
   • Nhập số lượng
   • Nhập giá bán
   • Áp dụng chiết khấu (nếu có)
4. Thêm chi tiết đơn hàng:
   • Ngày giao hàng dự kiến
   • Địa điểm giao hàng
   • Điều khoản thanh toán
5. Lưu đơn hàng
6. Xác nhận đơn hàng
7. Tạo phiếu giao hàng khi giao cho khách

Thông tin Đơn bán:

• Số đơn: Mã tự động hoặc nhập thủ công
• Ngày: Ngày đặt hàng
• Khách hàng: Tên, địa chỉ, liên hệ
• Chi tiết: Danh sách hàng hóa với số lượng và giá
• Chiết khấu: Chiết khấu theo dòng và tổng đơn
• Hoa hồng: Hoa hồng cho nhân viên bán hàng
• Tổng tiền: Tổng giá trị đơn hàng
• Trạng thái: Dự thảo, Đã xác nhận, Đã giao hàng, Đã hoàn thành

Ảnh hưởng:

• Tạo bản ghi đơn bán hàng
• Tăng số lượng đã cam kết (OnCommit) trong tồn kho
• Tạo lịch sử giao dịch với khách hàng
• Hỗ trợ tính hoa hồng cho nhân viên

Lưu ý quan trọng:

• Kiểm tra tồn kho khả dụng trước khi xác nhận
• Xác nhận giá bán với khách hàng
• Đảm bảo điều khoản thanh toán rõ ràng

2. Quản lý Phiếu Giao hàng (Delivery Order)

Điều hướng: Menu Delivery Order

Mục đích: Ghi nhận việc giao hàng cho khách hàng

Chức năng chính:

• Tạo từ Đơn bán: Tạo phiếu giao hàng từ đơn bán đã xác nhận
• Giao hàng Bộ phận: Giao một phần hàng trong đơn
• Kiểm tra Chất lượng: Kiểm tra chất lượng hàng trước khi giao
• Cập nhật Tồn kho: Tự động cập nhật tồn kho khi giao hàng

Các bước:

1. Chọn đơn bán hàng đã xác nhận
2. Nhấp “Tạo Phiếu Giao hàng”
3. Kiểm tra và chỉnh sửa số lượng (nếu giao khác đơn hàng)
4. Chọn kho xuất hàng
5. Nhập thông tin giao hàng:
   • Ngày giao hàng
   • Người giao hàng
   • Người nhận hàng
   • Chữ ký xác nhận
6. Lưu và xử lý phiếu giao hàng

Thông tin Phiếu giao:

• Số phiếu: Mã tự động
• Ngày: Ngày giao hàng
• Đơn bán: Liên kết đến đơn bán hàng
• Khách hàng: Tên khách hàng
• Chi tiết: Danh sách hàng giao
• Kho: Kho xuất hàng
• Trạng thái: Dự thảo, Đã giao hàng

Ảnh hưởng:

• Giảm số lượng tồn kho (OnHand)
• Giảm số lượng đã cam kết (OnCommit)
• Tạo phiếu xuất kho tự động
• Cập nhật giá trị tồn kho

3. Quản lý Đơn Trả hàng (Return Order)

Điều hướng: Menu Return Order

Mục đích: Xử lý việc nhận hàng trả lại từ khách hàng

Chức năng chính:

• Tạo Đơn trả: Tạo đơn trả hàng mới
• Từ Đơn bán: Tạo đơn trả từ đơn bán hàng
• Từ Phiếu giao: Tạo đơn trả từ phiếu giao hàng
• Lý do Trả hàng: Ghi chép lý do khách trả hàng
• Quy trình: Dự thảo → Xác nhận → Nhận hàng → Hoàn thành

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo đơn trả hàng
2. Chọn đơn bán hàng hoặc phiếu giao hàng
3. Chọn mặt hàng khách trả lại
4. Nhập số lượng trả
5. Nhập lý do trả hàng
6. Xác nhận đơn trả hàng
7. Nhận hàng từ khách hàng

Lý do Trả hàng phổ biến:

• Hàng không đúng chất lượng
• Sai quy cách, không đúng mô tả
• Khách đổi ý không muốn mua
• Hàng hư hỏng trong quá trình giao hàng
• Chính sách đổi trả của cửa hàng

Ảnh hưởng:

• Tăng số lượng tồn kho
• Tạo phiếu nhập kho tự động
• Giảm công nợ phải thu từ khách hàng
• Tạo bản ghi trả hàng

4. Quản lý Hóa đơn Bán hàng (AR Invoice)

Điều hướng: Menu AR Invoice

Mục đích: Ghi nhận công nợ phải thu từ khách hàng

Chức năng chính:

• Tạo Hóa đơn: Tạo hóa đơn bán hàng mới
• Từ Đơn bán: Tạo hóa đơn từ đơn bán hàng
• Chiết khấu Thanh toán: Áp dụng chiết khấu thanh toán
• Quy trình: Dự thảo → Duyệt → Xác nhận

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo hóa đơn mới
2. Chọn khách hàng
3. Chọn đơn bán hàng (nếu có)
4. Thêm chi tiết hàng hóa:
   • Chọn mặt hàng
   • Nhập số lượng và giá
   • Áp dụng chiết khấu
5. Nhập thông tin hóa đơn:
   • Số hóa đơn
   • Ngày hóa đơn
   • Điều khoản thanh toán
6. Lưu và duyệt hóa đơn

Thông tin Hóa đơn:

• Số hóa đơn: Số hóa đơn
• Ngày: Ngày hóa đơn
• Khách hàng: Tên khách hàng
• Chi tiết: Danh sách hàng hóa và giá
• Chiết khấu: Chiết khấu thanh toán
• Tổng tiền: Tổng giá trị hóa đơn
• Trạng thái: Dự thảo, Đã duyệt, Đã xác nhận

Ảnh hưởng:

• Tăng công nợ phải thu từ khách hàng
• Cập nhật số dư công nợ
• Tạo bản ghi kế toán
• Hỗ trợ theo dõi công nợ

5. Quản lý Giấy báo Có (AR Credit Memo)

Điều hướng: Menu AR Credit Memo

Mục đích: Giảm công nợ phải thu từ khách hàng

Chức năng chính:

• Tạo Giấy báo có: Tạo giấy báo có mới
• Từ Đơn trả: Tạo từ đơn trả hàng
• Điều chỉnh Công nợ: Điều chỉnh công nợ do sai sót
• Giảm giá: Xử lý giảm giá sau khi giao hàng

Các bước:

1. Nhấp “Thêm” để tạo giấy báo có
2. Chọn khách hàng
3. Chọn hóa đơn bán hàng hoặc đơn trả hàng
4. Nhập số tiền giảm nợ
5. Nhập lý do giảm nợ
6. Lưu và xử lý

Lý do Giảm nợ:

• Nhận hàng trả lại từ khách hàng
• Giảm giá sau khi giao hàng
• Chiết khấu thanh toán
• Điều chỉnh sai sót trong hóa đơn

Ảnh hưởng:

• Giảm công nợ phải thu từ khách hàng
• Cập nhật số dư công nợ
• Tạo bản ghi kế toán

Quy trình Bán hàng Hoàn chỉnh

Luồng thông thường

1. Tạo Đơn bán: Tạo đơn bán hàng cho khách hàng
2. Xác nhận: Xác nhận đơn hàng với khách hàng
3. Giao hàng: Giao hàng và tạo phiếu giao hàng
4. Kiểm tra: Khách hàng kiểm tra và xác nhận hàng
5. Xuất kho: Cập nhật tồn kho
6. Gửi Hóa đơn: Gửi hóa đơn cho khách hàng
7. Ghi nhận Công nợ: Tạo hóa đơn bán hàng để ghi nhận công nợ
8. Thu tiền: Thu tiền từ khách hàng

Luồng Trả hàng

1. Khách Yêu cầu: Khách hàng yêu cầu trả hàng
2. Tạo Đơn trả: Tạo đơn trả hàng
3. Xác nhận: Xác nhận với khách hàng
4. Nhận hàng: Nhận hàng từ khách hàng
5. Kiểm tra: Kiểm tra chất lượng hàng trả
6. Giảm Công nợ: Tạo giấy báo có để giảm công nợ

Tích hợp với các Module khác

Module Tồn kho (InventoryDocument)

• Tạo phiếu xuất kho từ phiếu giao hàng
• Cập nhật tồn kho khi giao hàng
• Tăng tồn kho khi nhận hàng trả

Module Thanh toán (PaymentDocument)

• Tạo phiếu thu từ hóa đơn bán hàng
• Quản lý thu tiền từ khách hàng
• Theo dõi các khoản phải thu

Module Đối tác (BusinessPartner)

• Quản lý thông tin khách hàng
• Theo dõi lịch sử giao dịch
• Quản lý công nợ

Module Hệ thống Khuyến mãi (PromotionEngine)

• Áp dụng khuyến mãi vào đơn bán hàng
• Tính toán chiết khấu tự động
• Theo dõi hiệu quả khuyến mãi

Thực hành tốt nhất

1. Kiểm tra Tồn kho: Luôn kiểm tra tồn kho khả dụng trước khi xác nhận đơn hàng
2. Xác nhận Đơn hàng: Luôn xác nhận đơn hàng với khách hàng
3. Kiểm tra Chất lượng: Kiểm tra chất lượng hàng trước khi giao
4. Ghi chép Đầy đủ: Ghi chép đầy đủ mọi giao dịch
5. Quản lý Công nợ: Theo dõi công nợ và thu tiền đúng hạn
6. Chăm sóc Khách hàng: Đảm bảo khách hàng hài lòng với dịch vụ
7. Bảo quản Hóa đơn: Lưu trữ và quản lý hóa đơn đúng cách

Kịch bản phổ biến

Kịch bản 1: Bán hàng cho khách hàng mới

1. Thêm khách hàng mới vào hệ thống
2. Tạo đơn bán hàng
3. Xác nhận giá và điều khoản với khách hàng
4. Chuẩn bị hàng
5. Tạo phiếu giao hàng
6. Giao hàng cho khách hàng
7. Gửi hóa đơn
8. Thu tiền

Kịch bản 2: Khách hàng trả hàng

1. Khách hàng yêu cầu trả hàng
2. Kiểm tra lý do trả hàng
3. Tạo đơn trả hàng
4. Nhận hàng từ khách hàng
5. Kiểm tra chất lượng hàng trả
6. Tạo giấy báo có để giảm công nợ
7. Hoàn tiền cho khách hàng (nếu cần)

Kịch bản 3: Giao hàng bộ phận

1. Đơn bán hàng có nhiều mặt hàng
2. Một số mặt hàng chưa có sẵn
3. Giao hàng theo từng đợt
4. Tạo phiếu giao hàng cho từng đợt
5. Cập nhật tồn kho theo từng đợt
6. Hoàn thành khi giao đủ hàng

Kịch bản 4: Áp dụng Khuyến mãi

1. Kiểm tra chương trình khuyến mãi hiện tại
2. Áp dụng vào đơn bán hàng
3. Hệ thống tự động tính chiết khấu
4. Xác nhận giá cuối cùng với khách hàng
5. Xử lý đơn hàng

Báo cáo

Báo cáo Đơn Bán hàng (Sales Order Report)

• Tổng hợp đơn bán hàng theo thời gian
• Phân tích theo khách hàng
• Phân tích theo nhân viên bán hàng
• Giá trị đơn hàng

Báo cáo Giao hàng (Delivery Report)

• Lịch sử giao hàng
• Phân tích hàng giao
• Kiểm tra chất lượng giao hàng

Báo cáo Công nợ Khách hàng (AR Aging Report)

• Danh sách công nợ phải thu
• Phân tích theo thời gian nợ
• Đề xuất thu tiền

Báo cáo Doanh thu (Revenue Report)

• Tổng doanh thu theo thời gian
• Phân tích theo sản phẩm
• Phân tích theo khách hàng
• Phân tích xu hướng

Module liên quan

• Module Tài liệu (Document): Cơ sở cho các tài liệu bán hàng
• Module Tồn kho (InventoryDocument): Cập nhật tồn kho
• Module Thanh toán (PaymentDocument): Quản lý thu tiền
• Module Đối tác (BusinessPartner): Quản lý khách hàng
• Module Khuyến mãi (PromotionEngine): Áp dụng khuyến mãi

Quyền

• Xem: SalesDocument.View - Xem đơn bán hàng và hóa đơn
• Tạo: SalesDocument.Create - Tạo đơn bán hàng mới
• Chỉnh sửa: SalesDocument.Edit - Sửa đổi đơn bán hàng
• Xử lý: SalesDocument.Process - Xử lý đơn bán hàng
• Đóng: SalesDocument.Close - Đóng đơn bán hàng
• Duyệt: SalesDocument.Approve - Duyệt hóa đơn bán hàng

Khắc phục sự cố

Vấn đề: Không thể tạo đơn bán hàng

• Giải pháp: Kiểm tra quyền và đảm bảo đã chọn khách hàng

Vấn đề: Không thể giao hàng, tồn kho không đủ

• Giải pháp: Kiểm tra tồn kho khả dụng hoặc nhập thêm hàng

Vấn đề: Tồn kho không cập nhật sau khi giao hàng

• Giải pháp: Kiểm tra phiếu giao hàng đã được xử lý chưa

Vấn đề: Công nợ không chính xác

• Giải pháp: Kiểm tra hóa đơn bán hàng và giấy báo có

Tài nguyên bổ sung

• Xem module Document để hiểu cấu trúc tài liệu cơ bản
• Xem module InventoryDocument để quản lý tồn kho
• Xem module PaymentDocument để quản lý thu tiền
• Xem module PromotionEngine để áp dụng khuyến mãi