Quy trình Công việc

Module Quy trình Công việc là trung tâm quản lý công việc cá nhân của bạn. Nó hiển thị tất cả các công việc được giao cho bạn, bao gồm cả các công việc bảo trì theo lịch cần thực hiện và các công việc đột xuất do bạn hoặc người khác tạo ra. Module này giúp bạn tổ chức ngày làm việc, theo dõi tiến độ và hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Các khái niệm chính

Công việc

• Định nghĩa: Các mục công việc cần được hoàn thành
• Loại: Theo lịch (từ Lịch trình đối tượng) hoặc Thủ công (tạo trực tiếp)
• Mục đích: Theo dõi và hoàn thành các phân công công việc

Loại công việc (Quy trình công việc)

• Định nghĩa: Các quy trình được xác định trước mà các công việc tuân theo
• Ví dụ: Quy trình “Kiểm tra hàng tháng” có thể có các bước: Chờ xử lý → Đang tiến hành → Hoàn thành
• Mục đích: Đảm bảo tính nhất quán và theo dõi tiến độ qua các giai đoạn được tiêu chuẩn hóa

Các bước của công việc

• Định nghĩa: Các giai đoạn riêng lẻ trong một quy trình công việc
• Ví dụ: “Chờ xử lý”, “Đang tiến hành”, “Đang xem xét”, “Hoàn thành”
• Mục đích: Hiển thị trạng thái hiện tại và cho phép tiến trình được kiểm soát

Các tính năng chính

1. Chế độ xem lịch hàng tháng

Điều hướng: Menu Quy trình Công việc

Mục đích: Hiển thị tất cả các công việc trong một tháng đã chọn

Chức năng chính:

• Bộ chọn tháng: Trình đơn thả xuống trên thanh công cụ để chọn tháng muốn xem
• Lưới công việc: Hiển thị tất cả các công việc (cả theo lịch và thực tế) trong tháng đã chọn
• Mã màu: Các bước của công việc được hiển thị với màu sắc đã được cấu hình

Cách sử dụng:

1. Chọn một tháng từ trình đơn thả xuống trên thanh công cụ
2. Xem tất cả các công việc được lên lịch hoặc diễn ra trong tháng đó
3. Phân biệt giữa:
   • Công việc theo lịch (trạng thái “Kế hoạch” màu xám): Chưa được chấp nhận/bắt đầu
   • Công việc đang hoạt động (trạng thái có màu): Hiện đang được tiến hành

Các yếu tố giao diện người dùng:

• Bộ chọn tháng: Công cụ chọn ngày để điều hướng giữa các tháng
• Nút Thêm: Tạo công việc thủ công mới
• Bảng tìm kiếm: Lọc công việc theo từ khóa
• Bảng nhóm: Nhóm công việc theo người được giao, loại công việc, v.v.
• Nút xuất: Xuất danh sách công việc ra Excel

2. Chấp nhận công việc theo lịch

Mục đích: Chuyển đổi một công việc bảo trì theo lịch thành một mục công việc thực tế

Khi nào xuất hiện: Các công việc theo lịch hiển thị trong lưới với trạng thái “Kế hoạch”

Các bước:

1. Tìm công việc theo lịch trong lưới
2. Nhấp vào menu thả xuống Hành động cho hàng đó
3. Chọn “Chấp nhận công việc”
4. Hệ thống tạo một bản ghi công việc thực tế được giao cho bạn

Hiệu ứng:

• Công việc theo lịch biến mất khỏi trạng thái “Kế hoạch”
• Một công việc mới xuất hiện với trạng thái bước ban đầu
• Bây giờ bạn có thể làm việc trên công việc này
• Lịch trình loại trừ ngày này khỏi các lần xuất hiện trong tương lai

Ghi chú quan trọng:

• Chấp nhận một công việc có nghĩa là bạn cam kết hoàn thành nó
• Công việc được liên kết với đối tượng và lịch trình để theo dõi
• Bạn có thể thấy công việc trong hàng đợi công việc của mình ngay lập tức

3. Tạo công việc thủ công

Mục đích: Tạo các công việc đột xuất không bị ràng buộc bởi một lịch trình

Các bước:

1. Nhấp vào nút “Thêm” trên thanh công cụ
2. Một cửa sổ chi tiết công việc bật lên
3. Điền các trường bắt buộc:
   • Tên: Mô tả về công việc
   • Loại công việc: Chọn quy trình công việc phù hợp
   • Ưu tiên: Chọn mức độ ưu tiên
   • Ngày kế hoạch: Khi nào công việc nên được hoàn thành
   • Giao cho: Chính bạn hoặc người dùng khác
   • Đối tượng: (Tùy chọn) Liên kết đến một đối tượng
4. Thêm ghi chú nếu cần
5. Nhấp vào “Lưu”

Hiệu ứng:

• Công việc được tạo và xuất hiện trong lưới của bạn
• Công việc bắt đầu ở bước đầu tiên của quy trình công việc đã chọn
• Người dùng được giao nhận được thông báo (nếu được cấu hình)

Trường hợp sử dụng:

• Sửa chữa một lần
• Yêu cầu đặc biệt
• Công việc tiếp theo
• Công việc hành chính

4. Xem chi tiết công việc

Mục đích: Xem thông tin đầy đủ về một công việc

Các bước:

1. Nhấp vào trình đơn thả xuống Hành động cho bất kỳ công việc nào
2. Chọn “Xem chi tiết”
3. Một cửa sổ bật lên hiển thị:
   • Thông tin công việc
   • Bước và tiến độ hiện tại
   • Đối tượng liên quan (nếu có)
   • Người dùng được giao
   • Dòng thời gian (ngày bắt đầu/kết thúc)
   • Ghi chú và lịch sử

Hiệu ứng:

• Bạn có thể xem tất cả thông tin công việc
• Từ đây, bạn cũng có thể cập nhật công việc

5. Thay đổi trạng thái công việc

Mục đích: Di chuyển một công việc qua các giai đoạn của quy trình công việc của nó

Cách hoạt động:

• Trình đơn thả xuống Hành động hiển thị các chuyển đổi có sẵn dựa trên bước hiện tại
• Chỉ các chuyển đổi hợp lệ được hiển thị (như được xác định trong quy trình công việc Loại công việc)

Các bước:

1. Nhấp vào trình đơn thả xuống Hành động cho công việc
2. Bạn sẽ thấy các tùy chọn như “Chuyển sang Đang tiến hành” hoặc “Chuyển sang Đang xem xét”
3. Chọn trạng thái mong muốn
4. Nếu chuyển sang bước cuối cùng:
   • Một cửa sổ bật lên yêu cầu bạn nhập ghi chú kết quả/hoàn thành
   • Điền vào trường ghi chú bắt buộc
   • Nhấp vào Lưu

Hiệu ứng:

• Trạng thái công việc cập nhật sang bước mới
• Nếu đó là bước ban đầu trở nên hoạt động, dấu thời gian Bắt đầu công việc được ghi lại
• Nếu đó là bước cuối cùng, dấu thời gian Kết thúc công việc được ghi lại
• Ghi chú hoàn thành được lưu cùng với công việc

Ghi chú quan trọng:

• Bạn chỉ có thể chuyển sang các bước tiếp theo hợp lệ (quy trình công việc được thực thi)
• Chuyển sang bước cuối cùng yêu cầu ghi chú hoàn thành
• Thời gian bắt đầu/kết thúc được theo dõi tự động

6. Cập nhật thông tin công việc

Mục đích: Sửa đổi chi tiết công việc trong khi làm việc trên đó

Các bước:

1. Mở chi tiết công việc
2. Sửa đổi bất kỳ trường nào:
   • Thay đổi người dùng được giao
   • Cập nhật ngày kế hoạch
   • Thêm/sửa đổi ghi chú
   • Thay đổi mức độ ưu tiên
3. Nhấp vào “Lưu”

Hiệu ứng:

• Các thay đổi được lưu ngay lập tức
• Nếu người được giao thay đổi, họ có thể nhận được thông báo
• Dòng thời gian cập nhật nếu ngày thay đổi

7. Lọc và tìm kiếm công việc

Mục đích: Tìm các công việc cụ thể một cách nhanh chóng

Các bộ lọc có sẵn:

• Bảng tìm kiếm: Tìm kiếm theo tên công việc, ghi chú hoặc tên đối tượng
• Bảng nhóm: Nhóm theo chi nhánh, loại công việc, trạng thái, người được giao, v.v.
• Bộ chọn tháng: Lọc theo tháng

Lọc cột:

• Nhấp vào tiêu đề cột để sắp xếp
• Sử dụng các hàng bộ lọc để lọc theo các giá trị cụ thể
• Kết hợp nhiều bộ lọc

Tùy chọn xuất:

• Xuất dữ liệu đã lọc ra Excel
• Hữu ích cho việc báo cáo và phân tích

Chỉ báo trạng thái công việc

Công việc đã lên kế hoạch (Màu xám)

• Bảo trì theo lịch chưa được chấp nhận
• Sẽ được tạo dựa trên các quy tắc lặp lại
• Cần được chấp nhận để trở nên hoạt động

Công việc đang hoạt động (Có màu)

• Hiện đang được giao và đang tiến hành
• Màu sắc cho biết bước quy trình công việc hiện tại
• Có thể được di chuyển qua các giai đoạn của quy trình công việc

Công việc đã hoàn thành

• Đã hoàn thành và đóng lại
• Có ngày hoàn thành và ghi chú kết quả
• Xuất hiện trong chế độ xem lịch sử

Tiến trình quy trình công việc

Luồng thông thường

1. Theo lịch: Công việc xuất hiện từ lịch trình (trạng thái màu xám)
2. Chấp nhận: Người dùng chấp nhận công việc theo lịch
3. Bước ban đầu: Công việc bắt đầu ở bước đầu tiên của quy trình công việc
4. Tiến trình: Công việc di chuyển qua các bước trung gian
5. Bước cuối cùng: Công việc đạt đến bước hoàn thành
6. Hoàn thành: Kết quả được nhập, công việc được đóng

Quy tắc quy trình công việc

• Chuyển đổi: Chỉ một số bước nhất định có thể theo sau các bước khác
• Thực thi: Hệ thống ngăn chặn các thay đổi trạng thái không hợp lệ
• Hoàn thành: Bước cuối cùng yêu cầu ghi chú kết quả

Thông báo và cập nhật

Cập nhật thời gian thực

• Công việc mới xuất hiện tự động qua SignalR
• Các thay đổi công việc được cập nhật ngay lập tức
• Không cần làm mới trang

Phân công công việc

• Khi được giao cho bạn, công việc xuất hiện trong danh sách của bạn
• Các công việc bạn giao cho người khác sẽ không xuất hiện trong danh sách của bạn (trừ khi bạn lọc)

Các phương pháp hay nhất

1. Chấp nhận công việc sớm: Chấp nhận các công việc theo lịch khi bạn nhận được chúng để tránh tồn đọng
2. Sử dụng mức độ ưu tiên: Đặt mức độ ưu tiên phù hợp để tổ chức công việc
3. Cập nhật trạng thái thường xuyên: Giữ trạng thái công việc hiện tại khi bạn làm việc
4. Thêm ghi chú: Ghi lại tiến trình và các phát hiện
5. Hoàn thành đúng cách: Luôn nhập ghi chú kết quả khi hoàn thành
6. Liên kết đối tượng: Liên kết các công việc với các đối tượng liên quan để theo dõi tốt hơn

Các tình huống phổ biến

Tình huống 1: Quy trình buổi sáng hàng ngày

1. Mở Quy trình Công việc
2. Chọn tháng hiện tại
3. Xem lại các công việc theo lịch cho hôm nay
4. Chấp nhận các công việc bạn sẽ làm
5. Sắp xếp theo mức độ ưu tiên
6. Bắt đầu với các công việc có mức độ ưu tiên cao nhất

Tình huống 2: Hoàn thành một công việc bảo trì

1. Tìm công việc của bạn trong lưới
2. Nhấp vào Hành động → Xem chi tiết
3. Thêm ghi chú về những gì bạn đã làm
4. Nhấp vào Hành động → Chuyển sang [Bước tiếp theo]
5. Tiếp tục qua các bước của quy trình công việc
6. Khi ở bước cuối cùng, chọn “Chuyển sang Hoàn thành”
7. Nhập ghi chú hoàn thành
8. Lưu

Tình huống 3: Tạo một công việc tiếp theo

1. Sau khi hoàn thành một công việc, nhận ra cần một công việc khác
2. Nhấp vào nút Thêm
3. Liên kết đến cùng một đối tượng
4. Đặt mức độ ưu tiên phù hợp
5. Chọn ngày có sẵn tiếp theo
6. Lưu

Tình huống 4: Giao việc

1. Tạo hoặc tìm một công việc
2. Mở chi tiết công việc
3. Thay đổi “Giao cho” thành một người dùng khác
4. Lưu
5. Công việc xuất hiện trong module Quy trình Công việc của họ

Xử lý sự cố

Sự cố: Không thể xem các công việc theo lịch

• Giải pháp: Đảm bảo bạn đang xem đúng tháng và có lịch trình đối tượng tồn tại

Sự cố: Không thể thay đổi trạng thái công việc

• Giải pháp: Kiểm tra xem quá trình chuyển đổi có được phép trong quy trình công việc không; bạn có thể cần phải di chuyển qua các bước trung gian

Sự cố: Thiếu tùy chọn “Chấp nhận công việc”

• Giải pháp: Công việc có thể đã được chấp nhận; tìm nó với một huy hiệu trạng thái có màu

Sự cố: Không thể hoàn thành công việc

• Giải pháp: Đảm bảo bạn đang chọn tùy chọn bước cuối cùng; việc hoàn thành yêu cầu nhập ghi chú kết quả

Sự cố: Công việc không tự động cập nhật

• Giải pháp: Kiểm tra kết nối trình duyệt; làm mới trang nếu cần

Các module liên quan

• Phân công lịch trình đối tượng: Xem và quản lý các lịch trình bảo trì định kỳ
• Đối tượng chính: Xem chi tiết của các đối tượng được liên kết với các công việc
• Quy trình Ticket: Gửi các ticket có thể tạo ra các công việc
• Báo cáo công việc: Xem dữ liệu và thống kê lịch sử công việc

Quyền hạn

• Truy cập mặc định: Tất cả người dùng có thể xem các công việc của riêng mình
• Giao công việc: Thường yêu cầu quyền giao việc

Các tính năng bổ sung

Tích hợp SignalR

• Cập nhật công việc thời gian thực
• Không cần làm mới trang
• Công việc xuất hiện tự động khi được tạo

Duy trì trạng thái

• Tùy chọn cột lưới được lưu
• Cài đặt bộ lọc được ghi nhớ
• Chế độ xem có thể tùy chỉnh

Khả năng xuất

• Xuất ra Excel
• Xuất dữ liệu đã lọc
• Hỗ trợ tạo báo cáo